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Responsable des approvisionnements, senior (# 4210)

(Publiée le: 19 août 2015 à 10:56:33)

     Catholic Relief Services CRS
    Economie-Finance
    28-08-2015
Expirée depuis 542 jour(s)

CDD
ND
Niamey (Niger)
BAC+3 - Licence 3
Economie, gestion de fourniture et des achats
3 ans
Français-Anglais


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Avis de vacance de poste


CRS Niger envisage de procéder au recrutement d’un Responsable des Approvisionnements, Senior qui sera basé au Bureau de Niamey.


DESCRIPTION DE POSTE



Titre du poste:    
Responsable des Approvisionnements, Senior
Département:     
Operations
Lieu:                    
Niamey, Niger
Relève de:          
Chargé des Operations
Supervise:          
Agents d’Approvisionnement

Résumé:Gérer efficacement et effectivement et coordonner tous les aspects de l'approvisionnement pour le programme pays afinde s'assurer que tous les programmes et activités ont les biens et services nécessaires, dans les meilleurs délais, pour mieux assister ceux que nous servons.

Assurer l'intégrité et la transparence du processus d'achat. S’assurer que les processus d'achatde CRS, l'USAID, le DFID, le Fonds mondial, et ceuxd'autres donateurs sont correctement appliqués à tous les achats.

Responsabilités Principales
:

Préparation et Planification

•    Se consulter avec le Chargé de Programme (HOP) et le Chargé des Opérations (HoOP) pour identifier les principaux types de biens et de services qui seront nécessaires à court terme sur base du portefeuille actuel des programmes et des opérations, et s’y baser pour effectuer des évaluations régulières du marché pour de meilleures sources et prix.
•    Se consulter de manière proactive avec les organismes pairs et le secteur privé afin d'identifier de nouveaux fournisseurs potentiels qui peuvent être ajoutés à notre Liste de Fournisseurs Approuvés(ASL), et si possible élaborer des relations avec la source proche de production ou d'importation, et explorer la possibilité de passer des commandes regroupées avec les organismes pairs afin de négocier de meilleurs prix et conditions sur base des économies communes.
•    Maintenir des relations d’affaires continues avec les fournisseurs locaux, les visites des magasins et des installations de production pour s’assurer que les termes du contrat sont respectés chaque fois que la situation le justifie.
•    Veiller à la vérification de l'éligibilité de tous les nouveaux fournisseurs avant de les ajouter à la liste des fournisseurs approuvés. (Bridger XG)
•    Se tenir au courant de tout changement dans les taxes gouvernementales (ventes, TVA), frais de douane, taxes et procédures d'importation.

Processus d'Approvisionnement

•    S'assurer que tous les achats s'effectuent efficacement conformément à la Politique de CRS, au Manuel des Achats de CRS et conformes aux exigences des bailleurs de fonds concernés.
•    Veiller à ce que tous les approvisionnements soient régis par les normes les plus élevées d'éthique, de conduite personnelle et professionnelle tel que stipulé dans la politique de CRS et le Manuel des achats de CRS.
•    Proposer de nouvelles idées pour améliorer l'efficacité des marchés au HoOP, et mettre à jour chaque année «l’Annexe»du Programme Pays du Manuel des achats «Central»de CRS et des outils de support.
•    Examiner toutes les Demandes d'Achat (PR) et vérifier la cible de prix,et s’assurer que toutes les spécifications et exigences sont claires et que toutes les autorisations correspondantes ont été obtenues.
•    Veiller à ce que toutes les demandes de devis (RFQ) présentent clairement toutes les spécifications et exigences énoncées dans la Demande d’Achat (PR).
•    Recevoir et examiner toutes les offres et tous les devis, conformément à l'objectif et aux spécifications de prix, et préparer la feuille de résumé des devis.
•    Organiser des Comités d'Examen d’Offres, le cas échéant, et en fonction du seuil fixé dans l’Annexedu Manuel des Approvisionnements de Niger, et s'assurer qu'ils suivent toutes les directives mises en place pour les Comités d’Examen des Offres(BRC) comme stipulé dans le Manuel d’Approvisionnements de CRS/Niger.
•    S'assurer que le Comité d'Examen d’Offres (BRC) analyse toutes les offres de manière compétitive et examiner attentivement tous les coûts et avantages, y compris ceux qui n'ont pas été explicitementprésentés sur les offres. S’assurer que le Responsable de l'approvisionnement est un membre non votant du Comité de sélection.
•    Toujours négocier avec les fournisseurs concernant les réductions de prix, le paiement et les termes de livraison, et les options l'expédition.
•    S'assurer, pour tous les achats applicables > $5k,de remplir un Formulaire de Réquisition Globaled’Approvisionnement (Formulaire de demande internationale     «IRF») à soumettre au Département d’Approvisionnementsdu siège du CRS avec des informations sur les prix locaux, et s'il est déterminé que la meilleure source est locale, s’assureralors de recevoir une approbationd’Achat Local dusiège avant de préparer un Bon de Commande Local (LPO).
•    Une fois que toutes les mesures nécessaires ont été réalisées en fonction de la valeur du marché, alors: faire le choix du meilleur fournisseur en ce qui concerne la qualité, la livraison et le prix; déterminer le paiement et les conditions de livraison; préparer les Bons de Commandes (BC), et rédiger les contrats comme désiré.
•    S’assurer que tous les approvisionnements sont traités avec toutes les exonérations applicables établies dans l'accord avec le pays hôte ou par des accords avec les bailleurs de fonds, et écrire des lettres d'exemption de la TVA, les droits et taxes chaque fois que nécessaire.

La tenue de documents et de Rapports

•    Veiller au bon classement de tous les documents d’achat pour question de tenue des dossiers et d’audit, et maintenir des fichiers ordonnés sur les commandes en cours et les activités passées tels que des avis de modification, des changements d'horaire et des livraisons partielles.
•    Maintenir une Liste de Fournisseurs Approuvés avec des informations actualisées sur les prix par biens et services et le classement de la performance sur la base de récentes évaluations post-livraison.
•    Créer des fichiers de fournisseurs avec tous les détails nécessaires par catégorie de service (par exemple, fournisseurs de papeterie, fournisseurs des articles électriques, fournisseurs de machines, etc.)
•    Faire le suivi de l'état de chaque demande d’approvisionnement et mettre la direction et les demandeurs au courantpar des RapportsHebdomadaires de l’Etat des Approvisionnements.
•    Produire périodiquement un rapport d’évaluation sur la performance des fournisseurs/vendeursavec des recommandations fondées sur le service de livraison/suivi (au moins tous les 6 mois).

Communication, Coordination et Autres Tâches

•    Veiller à ce que le Départementde Réceptionait autant de délai d’avance que possible sur la livraison prévue de marchandises pourêtre prêt à bien préparer la Note des MarchandisesReçues.
•    Fournir des détails sur les approvisionnements des actifs fixes (type, quantité, fournisseurs, prix, fonds/numéro du projet, nom du partenaire, etc.) au Département chargé de la gestion des biens.
•    Suite aux recommandations sur la séparation des responsabilités, travailler avec le Département de réception des biens pour résoudre les écarts de quantité entre le Bon de Commande et le bon/bordereau de livraison du fournisseur.
•    Communiquer avec les fournisseurs pour leur restituer les marchandises endommagéesou les biens commandés aux par erreur et assurer l’échange ou le complément des marchandises commandées, si encore possible.
•    Veiller à ce que tous les documents du Département de réception des biens soient soumis à l'Agent de Paiement. Suivre avec cet agent que le paiement des fournisseurs est effectué correctement et à temps.
•    Assurer le suivi avec l'équipe des finances pour s'assurer que les paiements sont effectués en temps opportun comme selon les contrats et les bons de commande.
•    Aider à la préparation de lettres d'attribution, des accords, des mémos et des lettres selon les besoins.
•    Tenir les demandeurs informés de l'état de toutes les commandes locales et internationales jusqu'à ce que les commandes soient reçues.
•    Coordonner avec les autres Départements afin de s'assurer que les PR, les réponses de devis de fournisseurs et les BC sont complets et clairs.
•    Répondre aux requêtes des audits de manière opportune et professionnelle lorsque cela est nécessaire.
•    Collecter des informations sur le prix des biens et services nécessaires chaque fois pour le but de budgétisation ou de planification.
•    Si nécessaire et dans des paramètres acceptables, accélérer les demandes et les commandes pour répondre aux besoins opérationnels urgents.
•    Veiller à la vigilance contre les activités frauduleuses dans tous les processus d'approvisionnement et se mettre à jour avec les dernières directives pour la prévention de la fraude.
•    Aider à la promotion de l'utilisation de nouvelles technologies et applications pour améliorer l'efficacité des processus d’achat.
•    Contribuer au maintien du travail d’équipe, à la discipline des relations de travail saines et à la productivité.
•    Fournir un soutien et une formation sur la gestion des achats pour le personnel de CRS et les partenaires comme jugé nécessaire par la direction.
•    Assurer la couverture du personnel lorsque requise par la charge de travail ou l'absence, et s'acquitter des tâches supplémentaires telles qu’assignées.


Responsabilités de supervision


•    Superviser les agents d'Approvisionnement
•    Assurer la surveillance et l'encadrement (Coaching) sur une base régulière
•    S’assurerque la performance les agents d'Approvisionnement est suivie et que le renforcement des capacités nécessaire est offert pour améliorer la qualité du service fourni.
•    Mener l’évaluation de performance les agents d'Approvisionnement


RELATIONS DE TRAVAIL CLÉS
:

Interne: L’Equipe d'Approvisionnement basée au siège et tout le personnel de CRSNiger soumettant des réquisitions ou ayant des rôles dans le processus d’achat à partir: Du Programme, des Finances, de la Logistique, de l'Administration et de l'Informatique.

Externe: Fournisseurs, autorités fiscales, agents des douanes, transitaires, transporteurs, consultants et agences paires.

Compétences à l'Echelle de l'Agence


 Ceux-ci sont ancrés dans la mission, les valeurs et les principes de CRS et utilisés par chaque membre du personnel pour s'acquitter de leurs responsabilités et atteindre les résultats souhaités.
•    Sert avec Intégrité
•    Modèle de Bonne Intendance
•    Entretient des Relations Constructives
•    Favorise l'Apprentissage

COMPETENCES PERSONNELLES:

•    Doit être scrupuleusement honnête et toujours favoriser un climat de confiance et d'intégrité.
•    Bonnescompétences en ordinateurs et informatique, tout à fait capables avec Microsoft Office (MS Word, Excel et PPT), et expérience dans la conduite d'approvisionnement par internet ainsi que des comparaisons de prix.
•    Capacité démontrée à effectuer des services d'achat rapides, efficaces et rentables tout en maintenant les standards élevés de l'agence.
•    Bon négociateur.
•    Expérience en études de marché.
•    Bonnes compétences en analyse de donnéeset attention aux détails.
•    Engagé à toujours fournir un serviceclientèlele plus haut possible.
•    Bonnes compétences organisationnelles.
•    Excellentes compétences en communication interpersonnelle et constructeur des relations.
•    Le cas échéant, être en mesure de transmettre des idées et des concepts à des partenaires de manière accessible.

QUALIFICATIONS:
•    Diplôme de Licence en Economie, gestion de fourniture et des achats ou domaine similaire(tel que Gestion, logistique ou administration), obtenue d’une institution reconnue.
•    Au moins 3 ans d'expérience pertinente sont requis.
•    Adhésion à une organisationprofessionnelle d'achats préférée.
•    Aptitude avérée à communiquer clairement et de façon concise en Français et Anglais écrit et parlé ;
•    Aptitude avérée à rédiger des rapports et conserver des dossiers et des données complètes.
•    Expérience approfondi en passation de marché par DAO.

PRECISION: Cette description de poste n'est pas une liste exhaustive des compétences, des efforts, des fonctions et des responsabilités associées au poste.
 


Voir les Conditions ci-dessous

Conditions des candidatures

Les candidats intéressés par cet avis sont priés de faire parvenir leur dossier de candidature composé d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae actualiséà l’adresse :NE_Recruiting@global.crs.org avec la mention « Candidature au poste de Responsable des Approvisionnements, Senior» en objet du mail à envoyer, au plus tard  le Vendredi 28 Août 2015 avant 17 h 00.


CRS est un employeur à opportunités égales et encourage vivement les candidatures féminines.

Bureaux CRS
NE_Recruiting@global.crs.org
http://crs.org/niger/projects.cfm

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