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Élaboration d’un manuel opérationnel version finale (# 5653)

(Publiée le: 14 novembre 2016 à 13:11:32)

Vétérinaires Sans Frontières VSF Belgique
Consultation
27-11-2016
Expirée depuis 177 jour(s)

Consultation
ND
Tillabéry - Dosso (Niger)
Etudes supérieures
Divers
Non précisé
Français


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Programme d’Appui au Secteur de l’Élevage phase VII (PASEL7)

 

 

Termes de Références pour l’élaboration d’un manuel opérationnel 

Version finale

Novembre 2016

 

 

  1. 1.       Contexte

Le Programme d’Appui au Secteur de l’Élevage phase VII (PASEL) est financé par la Coopération Suisse au Niger pour un montant total de CH 4,791,250. Après 5 phases successives exécutées en régie, le Bureau de la Coopération Suisse au Niger (DDC) décide pour la première fois en 2010, de confier la gestion de la phase 6 du Programme au consortium composé de VSF-B, SNV et CESAO-PRN.  La septième phase du programme a démarré le 1er août 2015 pour une durée de 4 ans. Cette septième phase dite de clôture est aussi confiée au même consortium, avec cependant de profonds changements. En effet, le document de projet de cette phase a été élaboré par les acteurs du programme, qui plus est, cette phase se démarque des autres en renforçant la responsabilisation des acteurs de mise en œuvre. Conséquemment, le consortium se positionne désormais en structure d’accompagnement technique avec une approche axée sur le transfert de compétences et de responsabilités aux acteurs locaux. Ceux-ci sont désormais  détenteurs du pouvoir de choix et de décision en matière d’investissements conformément aux cadres stratégiques du programme. Également, chacun assume entièrement la responsabilité entière de sa gestion financière.

Un important travail de mise en place des instances de décisions (Comité de pilotage national - COPIL et comité région d’orientation-CRO), d’organes techniques en appui à la gestion du programme (Cellule technique nationale-CTN et cellule technique régional -CTR), des mécanismes et outils de gestion (mécanisme d’octroi de financement, critères de choix des dossiers, système de suivi évaluation, etc.), ont permis de rendre très vite opérationnelle le programme avec plusieurs activités mise en œuvre sur le terrain.  

Il était prévu un mécanisme de financement basé sur le dispositif national de l’ANFICT[1] qui n’est malheureusement pas encore opérationnel, face à cette situation et en attendant la mise en place d’un dispositif approprié, la DDC et le consortium ont convenu du financement direct des partenaires à travers VSF.

L'objectif du PASEL 7 est de « contribuer de façon équitable et durable à l’amélioration du bien-être des populations rurales à travers l’amélioration des productions agro-sylvo-pastorales, la sécurisation de l’accès aux ressources naturelles et à la sécurisation de la mobilité pastorale dans 15 départements des régions de Dosso, Maradi et Tillabéry ».

Le PASEL7 vise l’atteinte de plusieurs résultats articulés autour de 3 objectifs spécifiques :

  • Objectif spécifique 1 : Œuvrer à l’amélioration de l’environnement juridique et  institutionnel d’exercice des activités rurales et la réduction des conflits entre opérateurs ruraux
  • Objectif spécifique 2 : Consolider le dispositif de sécurisation de la mobilité pastorale (y compris transfrontalière) et de la couverture sanitaire du cheptel
  • Objectif spécifique 3 : Soutenir les actions d’aménagement et de gestion des espaces pastoraux.

 

La durée du programme est de 4 ans (août 2015-juillet 2019) dont 3 ans d’accompagnement technique des acteurs de mise en œuvre que sont : le Ministère de l’Élevage, les Collectivités territoriales (commune au nombre de 75 et trois (3) conseils régionaux : Tillabéry, Dosso et Maradi), les Structures du Code Rurale (nationales et déconcentrées) et les organisations de la société civile pastorale (l’association AREN, les collectifs CAPAN et ROPEN).

Le groupe cible direct est constitué d’éleveurs des 75 communes d’intervention et plus généralement l’ensemble des populations des trois régions d’intervention à travers l’appui à l’élaboration des schémas d’aménagement foncier et enfin la population du pays à travers l’adoption de textes complémentaires au code rural.

Les présents TDR sont élaborés en vue du recrutement d’un consultant (bureau d’études ou consultant indépendant) pour l’élaboration d’un manuel opérationnel à l’usage des acteurs de la phase VII du PASEL.

 

  1. 2.      Objectif et résultats attendus du mandat

 

2.1. Objectif du mandat:

L’objectif de cette prestation est de : « Doter les instances de décision, les organes en charge de l’accompagnement et les acteurs de mise en œuvre d’un manuel de référence pour la gestion opérationnelle des financements mis à leur disposition par le programme ».

2.2.Notre conception du manuel opérationnel

Le manuel opérationnel tel que conçu, sera un outil de référence pour les acteurs dans la gestion du programme. Il définit les mécanismes et les outils de mise en œuvre des financements octroyés aux différents acteurs bénéficiaires que sont les collectivités (conseils régionaux et communes), les OSC et les institutions publiques (Code rural, ministère de l’élevage). De ce fait, il doit être simple, claire et adapté pour une rapide appropriation par les acteurs. Ce manuel, doit également capitaliser et mettre à jour les procédures déjà en place depuis plus d’une année de mise en œuvre du programme.

Le programme en se dotant d’un tel outil, veut garantir la cohérence et la transparence dans le processus de choix, de financement et de conduite des activités et ce, en cohérence avec son approche et ses principes.  

Un des principes important envisagé par le programme, est que la gestion courante des fonds reçus par chaque acteur soit faite selon ses propres procédures et outils de gestion financière. Pour l’instant ce principe n’est pas encore en vigueur, car les acteurs utilisent les procédures de VSF, du fait que le dispositif de l’ANFICT n’est pas encore totalement opérationnel (pour les collectivités). La finalité est de contribuer au renforcement des capacités des acteurs de mise en œuvre dans l’utilisation de leurs propres outils de gestion financière dans le but de leur responsabilisation entière. Il s’agira aussi de compléter ses outils et procédures afin de les rendre plus complètes vis-à-vis des attentes du projet. C’est pourquoi dans sa méthodologie, le consultant doit procéder à une appréciation des outils et des capacités de gestion financière des partenaires, toutefois, le manuel restera focalisé sur des aspects opérationnels et n’abordera que les aspect complémentaires à la gestion financière et comptable propres aux partenaires (par exemple le rapportage financier et la justification des fonds). Notamment, si des aspects particuliers nécessiteraient une harmonisation pour la bonne marche du programme, le consultant facilitera un consensus des acteurs autour des procédures spécifiques et harmonisées applicables par tous et qui seront incluses dans ce manuel.

2.3.Résultats attendus :

  • Les résultats attendus sont :

-          Des outils et supports de gestion opérationnelle sont élaborés ou mise à jour et inclus dans le manuel.

-          Des procédures/supports de gestion financière complémentaire et harmonisées sont formulées et inclues dans le manuel opérationnel (ce résultat est fonction des besoins des acteurs)

-          Un manuel opérationnel conforme à la stratégie et à l’approche du programme est élaboré avec la participation active des acteurs et adopté par les instances décisionnelles.

À l’issue de la consultation, les livrables sont : 4 copies hards originales du manuel incluant tous les supports de gestions et les annexes requis ; une copies électronique sur clés USB du manuel incluant tous les supports de gestion et les annexes requis. 

NB : le nombre de page du manuel hors annexes ne doit pas dépasser 50.

 

  • Quelques éléments de contenu du manuel opérationnel 

Sans limitation, il est attendu que le consultant ressorte à travers ce manuel opérationnel les principaux éléments de contenu suivants :

Instances de décision et organes de gestion

-          Les rôles et responsabilités de chaque instance et organe (COPIL, CRO, CTN, CTR) de gestion. Il existe déjà des descriptions de tâches dont celles du COPIL et CRO sont attestées par des arrêtés. Il s’agira surtout ici d’une mise en cohérence générale (à travers leur mise en format dans le manuel) et au besoin d’apporter des précisions sur certains aspects pratiques en fonction de l’expérience déjà vécue.

Programmation, contractualisation et mise en place des fonds

-          Le cycle annuel de programmation des activités et les outils y afférents.

-          Les formats de grilles de programmation des activités, de budgétisation et de bilan à l’usage des collectivités.

-          Les modèles standards de convention/contrat de partenariat d’une part entre le programme et ses partenaires et d’autre part entre les conseils régionaux et leurs partenaires, ainsi que les modalités de la contractualisation. Des modèles existent et sont utilisés, il s’agit de leur relecture et mise à jour par rapport à certains aspects tels que la gestion des risques entre autres.

-          Le mécanisme de mise à disposition des fonds entre les acteurs et le bailleur, étant entendu que  le mécanisme initial reposait sur un financement des collectivités via l’ANFICT, à travers  une dégressivité des transferts financiers via le consortium. Pour ce qui est de la mise en place des fonds par le bailleur, le consultant peut faire des propositions qui responsabilisent pleinement  les  acteurs (Circuit ANFICT,  Bancaire ou financement direct par DDC, etc.).

-          Le mécanisme d’octroi des financements par les organes de décisions (COPIL et CRO)

Micro projet et autres requêtes de financement

-          Mécanismes de soumission des dossiers/requêtes de financement (en tenant compte du cycle de programmation annuelle)

-          Format de dossier standard de soumission pour les micro-projets et requêtes de financement

-          Les critères d’éligibilités des dossiers de projet

-          Critères de sélections des bénéficiaires (qui favorisent la prise en compte des jeunes et des femmes)

-          Les outils et supports de gestion opérationnelle (nouveaux et ceux à mettre à jour) tels que la grille de sélection, la matrice de programmation, les formats de rapportages (rapports activités, de mission, etc.), format de requête de financement (sous format TDR), etc.

Il convient de souligner que d’une manière générale tous ses outils et supports sont en place, mais nécessitent une mise à jour et en cohérence.

Budget et Gestion financière

-          Dans le cadre de la gestion financière, il est envisagé que chaque partenaire utilise et applique rigoureusement ses propres procédures et outils de gestion financière (pour les collectivités : procédures adoptées dans le code des collectivités territoriales ;  les OSC, leur propre manuel de procédures de gestion financières ; et les services de l’Etat les procédures de l’administration publique). De ce fait le consultant doit procéder à une évaluation de ses procédures et les  risques encourus par le programme, ainsi que des mesures de mitigations. Plus spécifiquement :

  • Une Identification des aspects qui nécessiteraient une harmonisation et faire des propositions dans ce sens (exemple les perdiems, prise en charge de la chefferie, etc.). 
  • Une appréciation des logiciels de gestion utilisés par les conseils régionaux et faire une proposition d’un logiciel standard qui puisse prendre en compte les besoins du système de comptabilité appliqué par les collectivités et ceux du programme.

-          Format standard de budget pour les communes et les régions.

-          Format standard de rapport financier et la liste des pièces à y joindre.

-          Si nécessaire proposer des supports complémentaires pour la gestion financière.

Assurance qualité et Synergie

-          Les mécanismes de suivi des financements et des réalisations par les organes et instances, ce suivi devrait être focalisé exclusivement sur la qualité des processus de mise en place et de gestion des activités, mais aussi sur la qualité des réalisations physiques. Le programme dispose d’un système de suivi évaluation intégré à celui de la DEP du Ministère en charge de l’élevage, donc il ne s’agit pas ici d’en concevoir un, mais de se concentrer sur la prise en compte de l’assurance qualité des réalisations et des processus d’accompagnement des communautés. Les formats standards des dossiers de projets et de rapportage intégreront la production d’indicateurs.

-          Les mécanismes de synergie et les complémentarités avec les programmes de la DDC au Niger et les autres projets et mécanismes de concertation existants (particulièrement au niveau régional et des communes).

 

  1. 3.      Méthodologie

Conformément aux présents TDR, le consultant fera une proposition technique et financière. Cette méthodologie doit au minimum prévoir, un débriefing au démarrage, les visite et discussions (avec les communes, services techniques, OSC, Conseils régionaux), une restitution en comité restreint et un atelier de validation. Le consultant doit prévoir uniquement les coûts liés directement à sa prestation.

 

 

 

  1. 4.      Durée du mandat

Le consultant dans sa proposition de méthodologie et de calendrier de déroulement doit justifier le nombre jour qu’il propose qui ne saurait dépasser un maximum de 25 jours prestés.

La date souhaitée de démarrage est fixée au plus tard au 1er décembre 2016 et le délai de fourniture des livrables ne doit pas dépasser 40 jours au maximum à compter de la signature du contrat.

  1. 5.      Profil du consultant

Le consultant est un bureau d’études ou un consultant indépendant, disposant d’expériences suffisantes pour des missions similaires. Deux profils sont nécessairement requis, un spécialisé en Planification  opérationnelle et un spécialiste en gestion financière.

Le consultant principal doit justifier d’au moins 10 années d’expérience dans ce genre de mission et avoir une connaissance des mécanismes de financement de l’aide au développement, une bonne connaissance des procédures de gestion financière des collectivités est requise au sein de l’équipe.

 


Voir les Conditions ci-dessous
  1. 6.      Soumission et Évaluation des offres

Les offres contenant la proposition technique et financière, ainsi que les références du bureau d’études et les CV des consultants doivent être envoyées par mail au plus tard le 27 novembre 2016 à 16 h 00 à l’adresse ci-dessous.

Adresse de soumission : recrutementniger@vsf-belgium.org

Un comité d’évaluation sera en place pour évaluer les offres sur la base de la qualité des propositions et des personnes proposées.

  1. 7.      Liste de la documentation disponible

Liste non exhaustive de documents qui seront mis à disposition du consultant

-          Document de projet y compris le budget

-          Les conventions de financement (DDC-Gouvernement, DDC–VSF, VSF et partenaires)

-          Le manuel de procédure de VSF

-          Les outils de gestion des collectivités (disponibles au niveau des conseils régionaux)

-          Les arrêtés de mise en place des organes et instances du projet

-          Les différents supports de gestion opérationnelle

-          Etc.

 

 


[1] Agence Nationale de Financement des Collectivités Territoriales

Bureau PASEL
recrutementniger@vsf-belgium.org
www.vsf-belgium.org/dzf/view/fr/214

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