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Procurement officer (# 5704)

(Publiée le: 25 novembre 2016 à 14:38:39)

Save the Children
Administration-Gestion
05-12-2016
Expirée depuis 255 jour(s)

Autre
Niamey (Niger)
BAC+3 - Licence 3
Gestion logistique
3 ans
Français - Anglais


- Consultez les annonces par SMS en envoyant JOB au 6666 (seulement sur Moov actuellement)
- Recevoir les alertes via WhatsApp 1. Ajouter le +22790990330 dans vos contacts 2. Envoyer le mot-clé #Abo# suivi de votre nom (Ex.: #Abo#Sani) au +22790990330 via WhatsApp.



TITRE DU POSTE :      PROCUREMENT OFFICER


PROGRAMME : Niger    

LIEU: Niamey


GRADE :

PROTECTION DE L’ENFANCE :


OBJECTIF :

Au sein du service logistique et sous la responsabilité du Supply Chain Manager, le Procurement Officer, est en charge des achats et des approvisionnements dans le respect des procédures édictées par le siège. Maitrisant les procédures prescrites par le manuel logistique, il contrôle de manière permanente, la qualité du montage des dossiers dans le respect des scénarios. Il est en charge du classement et de l’archivage de la documentation liée aux achats et contrôle systématiquement la conformité des nouveaux dossiers classés. Il tient à jour la liste des fournisseurs afin de faciliter les commandes.  Il participe activement  à la bonne marche de son service, afin d’atteindre les objectifs prescrits par le responsable logistique  dans  le respect des échéances et conformément aux projets et aux départements qu’il soutient.

DOMAINE DE RÔLE :
Sous la supervision direct du Supply Chain Manager, en étroite collaboration avec les équipes Logistique, Administration et Programmes de Niamey et avec une ligne de management direct le Procurement Assistant.


PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ:

_    Gestion des achats :

•    Organise les achats des biens et services pour l’ensemble des départements de la coordination national et pour les bases terrain.
•    S’assure que les achats sont fait de façon rapide, pro-active, sure et en adéquation avec les besoins exprimés.
•    S’assure que toutes les réquisitions d’achat comportent les informations nécessaires pour le traitement. (Code budgétaire, signatures, validité de budget, délais de livraison, description détaillé des biens ou service requis etc….)
•    Assure le contrôle qualitatif et quantitatif des différents achats ;
•    Assure la réception de toutes les commandes dans le respect des procédures de SCI avec et par le gestionnaire de stock.
•    S’assure qu’il n’existe pas de déficit de communication dans la chaine d’approvisionnement notamment avec les bases terrain.
•    S’assure que toutes les procédures d’achat Save the Children International sont respectées dans chacun des achats engagés par le département.
•    S’assure que les critères qualité, prix, mode de paiement et délais de livraison des biens sont pris en compte dans chaque procédure d’achat.
•    Initie le processus de paiement en rassemblant toute la documentation se rapportant à l’achat (Réquisition, facture pro-forma originale, bon de commande, contrat ou accord, copie des mails et mémos, bordereau de réception, facture originale, et tout autre documents relatif à l’achat de bien ou de services.
•    Envoie les demandes de paiement avec les documents de support au Service Financier dès que possible c’est-à-dire en minimisant les délais de paiement, tout en ayant pris soin de les photocopier à l’effet de leur archivage.
•    Assiste le Supply Chain Manager dans le montage des dossiers d’appel d’offre et anime les comités d’analyse et de sélection des soumissionnaires.
•    Informe les demandeurs sur l’état d’avancement de leur demande et de tout éventuel retard dans les délais de livraison d’une commande.
•    Assure la formation continue des équipes Programmes, Support et Logistique sur les procédures d’achat de Save the Children en vue du respect de ces procédures.
•    Assure la transparence des relations avec les fournisseurs, à l’intérieur comme à l’extérieur du département logistique.
•    Echange avec les partenaires humanitaires de la zone d’intervention des listes des prix pour s’assurer que Save the Children bénéficie de prix compétitifs auprès des fournisseurs contractés.

_    Gestion et suivi de demande d’exonération
•    Assure le montage et la transmission des demandes d’exonérations TVA ou Douanes auprès des services concernés (DONGAD, DGI, DGD) ;
•    Assure le suivi régulier des demandes d’exonérations en cours auprès des services concernés ;
•    Met à jour le suivi de demande d’exonération et le transmet de manière régulière a son supérieur hiérarchique.


_    Rapportage, archivage et support
•    Collecte les informations et met à jour de manière régulière le tableau de suivi des achats (Procurement Tracker).
•    Collecte les informations et met à jour de manière régulière les tableaux de suivi des contrats selon leurs types, dans le Procurement Tracker.
•    Transmet au Supply Chain Manager le Procurement Tracker mise à jour de manière mensuelle et dans le temps imparti.
•    Met à jour le catalogue des prix des items couramment achetés par l’organisation ;
•    Met à jour le catalogue des fournisseurs de biens et services pour Niamey (nom, adresse, numéro de téléphone, et critère de confiance) ;
•    Faire le contrôle des nouveaux fournisseurs identifiés avec le siège et assure la conformité des renseignements indiqués dans le catalogue des fournisseurs.
•    Assure la correcte gestion de l’archivage de tous les documents administratifs liés aux achats dans le respect des procédures en cours ;
•    Fournir les conseils et soutiens à l’ensemble des équipes support et Programmes sur toutes les questions liées aux achats (procédure, état d’avancement,
•    Assure la supervision de Procurement Assistant et la gestion de sa performance (Plan de travail, formation, évaluation)

_    Autres
•    Le titulaire du poste se conformera à toutes les politiques de Save the Children et procédures en ce qui concerne la protection de l'enfance, de la sureté et  la sécurité, du code de conduite, de l'égalité des chances et d'autres politiques internes.
•    Assiste et participe aux formations identifiées ou organisées par le supérieur hiérarchique.
•    Suit toutes nouvelles procédures ou orientation mise en place au moyen de circulaire approuvé et signée par le Country Director.
•    Assume toutes tâches pouvant être assignées par son supérieur hiérarchique.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE

Essentiels :

• Avoir un diplôme d’étude supérieure (minimum Bac+3) en gestion logistique ou un diplôme d’une école technique.
• Avoir au moins une expérience de 3 ans en logistique au niveau des ONGs.
• Avoir une solide expérience dans tous les domaines techniques des opérations logistiques, y compris l'approvisionnement, le transport et la distribution, l'entreposage et la gestion des stocks, gestion de flotte, gestion d'actifs, les communications et la sécurité.
• Avoir une expérience de travail terrain dans des conditions difficiles de vie et de sécurité.
• Avoir une bonne compréhension des besoins humanitaires dans les contextes d’urgence.
• Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Environnement Microsoft Office)
• Avoir la capacité d'établir des relations rapides avec une large série de personnes, tant à l'intérieur qu’à l'extérieur de Save the Children.
• Avoir d’excellentes capacités de planification, de gestion et de coordination, avec la possibilité d'organiser une charge de  travail  importante composée de diverses tâches et responsabilités.
• Avoir une forte capacité de communication (écrite et orale).

Souhaitable:
• Expérience technique et formation dans des domaines spécifiques de la logistique: gestion des stocks, d'approvisionnement médical, mécanique de la flotte et des réseaux informatiques / communication.
• Expérience technique / connaissance des types spécifiques d'intervention humanitaire tel que santé, WASH et sécurité alimentaire
• Bonne connaissance de l’Anglais (Ecrit et parlé)

COMPORTEMENTS
  Personnalité :

• Être Dynamique, motivé et plein d’initiatives.
• Capacité pour travailler sous pression, de façon autonome et responsable.
• Capacité d’analyse et de résolution des problèmes.
• Capacité de propositions pour améliorer les services logistiques.

   Ambition:
• Fixer des objectifs ambitieux, exigeants et réalisables pour soi et pour l'équipe.   
• Partager  largement  la vision et les valeurs Save the Children.

   Créativité:
• Développer et encourager des solutions nouvelles et innovantes.
• Développer la gestion efficiente des ressources humaines du service logistique (Recrutement, évaluation, formation, sanction disciplinaire, …)

   Intégrité:
• Etre honnête, encourager l'ouverture et la transparence.
• Comprendre  la nécessité d'être impartial et neutre dans un contexte difficile.
• Contribuer à la lutte contre la fraude au sein de Save the Children.
• Agir toujours dans l'intérêt supérieur des  enfants.

 Collaboration:
• Construire et entretenir des relations efficaces avec l'équipe logistique, collègues, membres, donateurs et partenaires.
•  Valoriser la diversité, la considérer comme une source de force concurrentielle.
•  Abordable, bonne écoute, savoir parler aux autres.
 


Voir les Conditions ci-dessous

Dispositions finales :
Les candidats intéressés doivent envoyer, en une seule fois, leurs dossiers (CV + Lettre de Motivation) par courrier électronique en faisant mention du poste “ Procurement Officer ” en objet du mail à notre adresse : Sciniger.Recruitment@savethechildren.org au plus tard le 05 Décembre 2016 à 17H00  (GMT+1).

NB: Save the Children encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.

Aucune candidature physique ne sera acceptée. Il sera demandé au candidat retenu à la fin du processus, de produire les originaux de ses documents notamment les diplômes et les certificats de travail.

Contacter:    Save the CHILDREN INTERNATIONAL
Courriel:    Sciniger.Recruitment@savethechildren.org
 

Bureaux Save The Children
Sciniger.Recruitment@savethechildren.org

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