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Administrateur / Logisticien H/F (# 5754)

(Publiée le: 09 décembre 2016 à 14:59:31)

Welthungerhilfe
Logistique-Transport
23-12-2016
Expirée depuis 182 jour(s)

CDD
ND
Niamey (Niger)
BAC+5 - DESS - Master 2 - Ingéniorat
Administration-Gestion-Economie-Logistique...
3 ans
Français


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L’ONG WELTHUNGERHILFE (WHH)
 recherche

 
Un  Administrateur / Logisticien H/F
Basé à Niamey


« Projet d’appui à la sécurité alimentaire des populations vulnérables de la région de Tillabéri  »  (NER 1018 -15)
 
La WeltHungerHilfe a été créée en 1962. C’est aujourd’hui l’une des plus grandes organisations privées allemandes travaillant dans le domaine de la coopération au développement et de l’aide humanitaire. Elle est à but non lucratif et revendique sa neutralité sur le plan politique et religieux. Elle intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, l’eau – hygiène – assainissement, l’éducation de base, le développement rural, et ce, en Afrique, en Asie et en Amérique latine. Ses activités sont financées par les dons des citoyens Allemands, mais aussi par des subventions du gouvernement fédéral allemand, de l’Union Européenne et des Nations Unies.
Le présent avis est lancé dans le cadre de son projet d’ « Appui à la Sécurité Alimentaire des Populations vulnérables de la région de Tillabéri», en coopération avec la GIZ et sous financement du Ministère Fédéral Allemand de la Coopération et du développement.
 
Afin de renforcer l’équipe du projet, il est prévu de recruter un Administrateur /Logisticien pour son bureau de Niamey.
 
Type de contrat : CDD : 1 an et 3 mois et demi
Lieu de Travail : Niamey
Date de prise de fonction souhaitée : 16/01/2017

I- Tâches et Responsabilités Principales
1) Gestion d’équipe

-          Définir les besoins en personnel administratif et logistique sur les projets et recruter en fonction des moyens alloués
-          Former et appuyer les membres de son équipe
-          Planifier et encadrer l’activité de l’équipe administrative et logistique
-          Se déplacer régulièrement sur les antennes
-          Organiser des réunions formelles régulières avec les membres de son équipe
-          Effectuer l’évaluation des performances des membres de son équipe

2) Gestion administrative
-          Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services ;
-          Suivre les paiements, dates d’expiration et renouvellement des contrats relatifs à la fourniture des biens et services ; Suivre la numérotation des contrats
-          S’assurer que toutes les factures reçues des fournisseurs sont conformes à la règlementation fiscale en vigueur ;
-          Assurer la préparation des documents nécessaires pour l’exonération de la TVA et taxes douanières, les listes d’achats mensuels et mettre à jour les documents appropriés.
-          Préparer les lettres et les documents officiels pour les partenaires, autorités locales et nationales
-          S’informer et contrôler l’application des lois et règlements qui s’appliquent à un champ d’expertise professionnelle et d’assurer que WHH s’y conforme ;
-          Effectuer un suivi administratif des partenaires en ce qui concerne la gestion administrative et des ressources humaines, les former si nécessaire.
-          Préparer les rapports annuels et accompagner les audits sur les domaines le concernant

3) Gestion des ressources humaines
-          Participer à l'accueil et l’intégration du nouveau personnel, assurer le briefing administratif
-          Superviser la gestion administrative du recrutement et de l’embauche du personnel
-          Rédiger les contrats de travail pour le personnel national en coordination avec le Bureau Régional de Bamako et le chargé de RH ; et assurer le suivi
-          Gérer les dossiers du personnel national et les formalités qui en découlent (déclaration à l’ANPE, inscription à la CNSS etc.)
-          Assurer le bon classement des dossiers du personnel national et superviser leur sécurisation
-          Participer à l'instruction et à la décision des mesures disciplinaires
-          Appliquer les formalités prévues pour les sanctions et les fins ou ruptures de contrat
-          Superviser le recueil des éléments permettant l'établissement de la paie et veiller à la bonne conduite de celle-ci
-          Superviser le planning des congés du personnel
-          Superviser le calcul des salaires mensuels et des impôts et charges dans les délais impartis. Etablir les déclarations selon les dispositions légales.
-          Superviser l’intégration, les renouvellements et les suppressions des assurances maladie
-          Veiller à la mise en place des instances légales de représentation et de consultation du personnel sur sa base et participer à la gestion et au règlement des conflits
-          Organiser les réunions et la communication avec le personnel

4) Gestion des Achats
-          Superviser la mise à jour des listes de prix et des fichiers fournisseurs
-          Participer à la réalisation des plans d’achat
-          Etablir en lien avec le programme des chronogrammes d’achats, et les mettre à jour
-          Maitriser les procédures d’achat de WHH et celles de ses bailleurs de fonds, et s’assurer de leur respects et mise en œuvre
-          Mettre en place une stratégie d’approvisionnement pour les consommables (bureau/ Véhicules)
-          Vérifier la conformité logistique des demande d’achats et les valider (pertinence, désignation précise, quantité, prix unitaires, lieu d’achat, délai de livraison etc..)
-          Veiller au respect des modes d’acquisitions en local selon les seuils définis par la WHH ou ses bailleurs de fonds ; valider les protocoles d’attribution
-          Participer à la rédaction des appels d’offre et assurer leur mise en œuvre dans le respect des procédures définies par la WHH.
-          Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des délais et des procédures de validation
-          Sélectionner les fournisseurs, négocier les prix, les délais et les modalités de livraison
-          Superviser la constitution des dossiers d’achats et rédiger les contrats
-          Superviser l’archivage des dossiers d’achats par projets et pas numéros de Demande d’Achat, vérifier la complétude des dossiers.
-          Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs

5) Gestion des équipements et consommations : véhicules, générateurs, équipements informatiques
-          Dimensionner les besoins en équipements en fonction des activités et s’assurer de leur  homogénéité
-          Etablir un inventaire des équipements de plus 410 EUR par projet
-          Proposer une réaffectation des équipements en fin de projet
-          S’assurer de la mutualisation des équipements pour une utilisation économique
-          Superviser la planification et l’exécution des opérations de maintenance, entretien et de réparation des équipements
-          Définir la composition des Logbook et vérifier leur mise en place
-          Analyser les consommations mensuelles liées au Parc Thermique
-          Superviser l’utilisation des Cartes de crédit Carburant, et leur sécurisation
-          Mettre en place une stratégie d’approvisionnement en carburant, pièces détachées et consommables.
-          Superviser la gestion administrative des documents liés aux équipements thermiques (log book, contrats, assurances…)

6) Gestion des stocks
-          Dimensionner les stocks d’urgence et de contingence de la mission et des bases
-          Analyser les inventaires mensuels
-          S’assurer de la bonne gestion des entrepôts de la mission
-          S’assurer du respect des procédures de stockage et de l’utilisation des formats WHH
-          S’assurer que les inventaires physiques mensuels sont réalisés et rapprochés des inventaires théoriques
-          Proposer une réaffectation du matériel restant en fin de programme

7) Gestion de la sécurité
-          S’assurer de la mise en place d’une stratégie de sauvegarde, de protection des données et de mise à jour de l’antivirus
-          Participer à la révision du plan de sécurité et d’évacuation
-          S’assurer du bon fonctionnement des équipements de sécurités en place
-          Former les équipes aux procédures et règles de sécurité
-          Veiller au respect des consignes de sécurité par l’ensemble des agents

8) Autres
-          Participer à l’élaboration et  à la mise en œuvre des politiques, normes et procédures de Welthungerhilfe relatives aux achats et à l’approvisionnement;
-          Superviser l’archivage de tous les dossiers RH et logistiques
-          Effectuer d’autres tâches sur demande du chef de projet

II/ Profil
-    Avoir au minimum un Diplôme de niveau BAC+5 en Administration, gestion, économie, logistique, comptabilité ou tout autre diplôme équivalent ;
-    Disposer au moins de trois (03) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;
-    Avoir travaillé dans une ONG Humanitaire serait un atout ;
-    Avoir une maitrise de l’outil informatique (Word-Excel-PowerPoint -Outlook-internet) ;
-    Avoir une très bonne aisance en français, lu, écrit et parlé
-    Etre rigoureux, organisé, méthodique et autonome
-    Être motivé et avoir une intégrité morale et apte à travailler sous pression avec une équipe composée de nationalités différentes ;
-    Être disponible à travailler même en dehors des heures de service ;
-    Etre disponible dans l’immédiat.
 
 

 
 


Voir les Conditions ci-dessous

III/ DEPOT DE CANDIDATURE
Le dossier de candidature comprenant :
-       une lettre de motivation dactylographiée
-       un curriculum vitae (3 pages maximum obligatoire, comprenant 3 références de travail)
doit être envoyé uniquement par mail à l’adresse suivante : whh_niger_recrutement@yahoo.com avec la mention en objet du mail « Candidature au poste d’Administrateur / Logisticien NER 1018 -Niamey » au plus tard le 23 Décembre 2016 à 13 h.

D’autres pièces seront demandées ultérieurement aux candidats retenus pour complément de dossier.

Les candidatures non conformes aux exigences seront rejetées.

WeltHungerHilfe
whh_niger_recrutement@yahoo.com

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