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Assistant (e) Administratif (ve) au Directeur (# 6247)

(Publiée le: 11 avril 2017 à 12:06:34)

CEDEAO
Administration-Gestion
15-04-2017
Expirée depuis 37 jour(s)

CDD/R
ND
Ouagadougou (Burkina Faso)
BAC+3 - Licence 3
Administration - Gestion...
3 ans
Français - Anglais


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TERMES DE REFERENCE D’UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF (VE) AU DIRECTEUR

 

I. Information 

Titre du poste : Assistant (e) Administratif (ve) au Directeur

Pays d’affectation : Burkina Faso

Catégorie : Volontaire National

Type de Contrat : Programme des Volontaires de la CEDEAO. Poste sans famille

Date de début de mission souhaitée : 01 mai 2017

Durée de l’affectation : Un (01) an renouvelable si budget disponible et performance satisfaisante

Date limite de depots de candidatures: 15 avril 2017

 

II. Preamble

Le Centre de Développement de la Jeunesse et des Sports, ci-après dénommé CDJS, est une Agence spécialisée de la Communauté Economique des Etats de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO). Elle a été créée par Décision A/DEC.13/01/05, du 19 janvier 2005 à Accra au Ghana.

Au cours de la 32e session du Sommet de la CEDEAO, tenue en juin 2007, les Chefs d’Etat et de Gouvernement ont adopté une nouvelle approche de l’intégration régionale, en approuvant une nouvelle vision globale dénommée «Vision 2020 de la CEDEAO». Cette vision a pour objectif principal de faire passer la Communauté d’une «CEDEAO des Etats » à une «CEDEAO des Peuples» à l’horizon 2020.

Ainsi, le CDJS/CEDEAO met en œuvre les activités des politiques et des plans d’actions stratégiques ainsi que la vision de la CEDEAO dans les domaines des sports et de la jeunesse, y compris le volontariat. Le CDJS a pour objectif d’initier, d’élaborer, de coordonner, de suivre et de mettre en œuvre les programmes de jeunesse et des sports au sein de la Communauté. A cet effet, il vise :

  • la mobilisation des diverses couches de la population en vue d’assurer leur intégration et leur participation effectives dans le cadre du développement social de la région ainsi que la promotion des organisations de jeunes et associations professionnelles afin d’assurer la participation populaire aux activités de la communauté ;
  • la nécessité de fournir un cadre institutionnel permanent au sein de la CEDEAO, à travers lequel les questions liées à la jeunesse ainsi qu’aux activités sportives dans la sous-région peuvent être développées et promues.

III. Cadre organisationnel du Centre

Le Centre de Développement de la Jeunesse et des Sports (CDJS/CEDEAO) est l’une des Directions du Département des Affaires Sociales et du Genre de la Commission de la CEDEAO. Il est basé à Ouagadougou (Burkina Faso) et bénéficie d’un accord de siège signé entre les autorités burkinabè et la Commission de la CEDEAO.

La Décision N° A/DEC 13/01/2005 du 19/01/2005 du 19 janvier 2005 avait adopté l’organigramme du CDJS/CEDEAO, composé de quatre Divisions (Jeunesse, Sports, Administration et Finance, et TIC). Toutefois, depuis 2008, la structure du Centre a connu une modification suite au transfert en son sein, du Programme des Volontaires de la CEDEAO (PVC), jadis hébergé au niveau du Département des Affaires politiques, Paix et Sécurité (CPAPS) de la Commission.

Le PVC est organisé selon une approche centralisée, mais décentralisée dans son application pour permettre la flexibilité et l’adaptation du mécanisme aux réalités de chaque pays. Les orientations stratégiques, y compris la formulation de la vision globale, des buts et objectifs du Programme émanent du Conseil Régional de Coordination (CRC), qui a pour rôle, entre autres, d’assurer que le PVC devienne un véritable organe de volontariat de la CEDEAO. Etant un programme transversal, le Conseil régional du PVC comprend en son sein les représentants des départements concernés de la Commission de la CEDEAO. Le CRC est présidé par la Commissaire  en charge des Affaires Sociales et du Genre de la Commission de le CEDEAO. Elle est assistée par le Directeur du Centre de Développement de la Jeunesse et des Sports de la CEDEAO (CDJS/CEDEAO), Président Suppléant du CRC.

L’organe exécutif du CRC est le Bureau Régional (BR), assuré par le CDJS/CEDEAO, à Ouagadougou (Burkina Faso). Les activités de la coordination régionale sont assurées par un Coordonnateur Régional sous la supervision du Directeur du CDJS/CEDEAO. Bien que placé dans la Division Jeunesse du CDJS/CEDEAO, le PVC, pour son efficacité est supervisé directement par le Directeur du CDJS/CEDEAO.

Au niveau national se trouve d’abord le Conseil National de Coordination (CNC) qui est l’organe national par lequel les orientations des politiques nationales concernant le Programme sont données. Ce Conseil œuvre pour la compréhension et l’enracinement du volontariat dans le contexte national. Il sert également de conseiller au Bureau Pays en charge de la coordination du Programme. Le CNC est présidé par le Chef du Bureau National CEDEAO dans le pays. Il est constitué des points focaux/représentants des différents ministères, des organisations de la société civile, des Agences du Système des Nations Unies et des associations des jeunes de la place impliqués dans la mise en œuvre du programme au niveau national.

IV. Description de l’affectation

Sous la supervision directe du Directeur du CDJS/CEDEAO, l’Assistant (e) au Directeur accomplit une large gamme de fonctions pour le compte du Directeur. Le rôle principal est d’apporter un appui administratif au Directeur dans le suivi et la supervision des opérations et programmes, afin d’assurer un fonctionnement harmonieux du Centre de Développement de la Jeunesse et des Sports de la CEDEAO (CDJS/CEDEAO).

L’Assistant (e) au Directeur collabore étroitement avec l’ensemble du personnel des Divisions et Programme au sein du Centre et avec les autres partenaires afin d’assurer avec succès des prestations de services de qualité.

A cette fin, il/elle exécutera les tâches suivantes :

  • Appuyer le Directeur dans le suivi des dossiers nécessitant son attention, y compris le suivi du maintien des procédures de protocole, la gestion du flux d’information et le respect des délais et des engagements pris;
  • Coordonner le flux d’information dans la Direction et le traitement des dossiers avec les autres Divisions, avec suivi des dossiers de circulation comme approprié ;
  • Suivre les échéances, les engagements pris, les actions prises et coordination de la collecte et de la soumission des rapports au Directeur ;
  • Filtrer les appels téléphoniques entrants et les correspondances ;
  • Participer dans les réunions substantielles organisées par la Direction et préparer les comptes rendus du Directeur ;
  • Préparer les procès-verbaux des réunions régulières de la Direction avec les Chefs de Divisions et assurer un suivi régulier des recommandations ;
  • Gérer les arrangements pour les missions du Directeur et des visiteurs en collaboration avec les activités du Centre ;
  • Préparer les correspondances, les directives, les commentaires pour le Directeur pour sa signature et faire le suivi ;
  • Utiliser les systèmes automatisés de gestion de bureau pour un fonctionnement efficace du bureau du Directeur ;
  • Représenter le Directeur dans différents forum/ateliers techniques relatifs aux activités du Centre ;
  • Préparer les documents d’information de haute qualité pour les rendez-vous, réunions, missions du Directeur ;
  • Accomplir toute autre tâche pertinente que le Directeur lui confierait.

Qualifications et expériences requises :

  • Éducation : Posséder une Licence en Science Sociales, en Administration/Gestion, au moins de niveau Bac+3. 

Expérience :

  • Avoir 3 ans d’expérience professionnelle dans l’administration générale ou en gestion ou tout autre domaine connexe;
  • Avoir une bonne aptitude organisationnelle ;
  • Etre proactif (ve) et entreprenant(e) (prise d’initiative) ;
  • Avoir de bonnes aptitudes en informatique – Suite Office ;
  • Avoir une expérience et une bonne aptitude pour la rédaction de documents et rapports en Français et en Anglais ;
  • Avoir une aisance relationnelle ;
  • Posséder d’excellentes aptitudes dans le domaine de la recherche, de la gestion et du développement de projet;
  • Avoir une expérience de travail avec une organisation régionale ou internationale sera considérée comme un avantage.

Exigences linguistiques :

  • Une maîtrise parfaite du Français ou de l’Anglais, aussi bien écrit qu’oral, est indispensable.
  • Une connaissance pratique de la troisième langue officielle de la CEDEAO sera considérée comme un avantage souhaitable.

 

 


Voir les Conditions ci-dessous

Composition du dossier de candidature :

  • Une lettre de candidature / motivation signée et adressée au Directeur du CDJS/CEDEAO ;
  • Un Curriculum Vitae détaillé soulignant les expériences et les compétences spécifiques du candidat ;
  • Des copies certifiées conformes des diplômes et des attestations/certificats de travail ;

 

Dépôt des candidatures

  • Les dossiers de candidature devront être déposés par email à l’adresse : cdjs@fasonet.bf avec en objet « Candidature au poste d’Assistant(e) au Directeur ».

V. Conditions de Service

Un premier contrat de 12 mois sera proposé avec une allocation mensuelle de subsistance de base d’un montant de 247.5US ou son équivalent en monnaie locale.

Une couverture d’assurance vie et santé pour le titulaire du poste sera fournie.

Les autres conditions de service telles que stipulées dans le Manuel de Gestion et le cahier des Conditions de Service des Volontaires de la CEDEAO seront appliquées.

 

VI. Autres critères

Le poste est ouvert UNIQUEMENT aux ressortissants du Burkina Faso, pays membre de la CEDEAO, âgé de 38 ans au maximum à la date du recrutement.

Le traitement pour ce poste est celui d’un Volontaire national de la CEDEAO.

La CEDEAO s’engage à promouvoir l’égalité et l’équité entre les sexes. À cette fin, les candidatures féminines sont vivement encouragées.

CEDEAO
cdjs@fasonet.bf
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