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Assistant principal à l'administration (# 6392)

(Publiée le: 12 mai 2017 à 18:25:23)

Organisation des Nations Unies
Administration-Gestion
06-06-2017
Il reste 13 jour(s)

CDD
ND
Niamey (Niger)
Etudes supérieures
Administration - Gestion...
Non précisé
Français - Anglais


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Intitulé publication:        Assistant principal à l'administration, G7

Intitulé code d’emploi:         ADMINISTRATIVE ASSISTANT

Département / Bureau:       Economic Commission for Africa

Lieu d'affectation:               NIAMEY

Période de candidature:      08 mai 2017 - 06 juin 2017

No de l’appel á candidature: 17-Administration-ECA-75282-P-Niamey (R)

Staffing Exercise                  N/A

 
Valeurs fondamentales de l'ONU: intégrité, professionnalisme, respect de la diversité
 
Notice spéciale

Le recrutement pour ce poste se fait sur une base locale, quel que soit le lieu de residence du candidat. Les candidats resident en dehors de Niamey seront responsables de toutes les dépenses engagées pour prendre part au processus de recrutement y compris la participation au test d'aptitude standardisé pour les services généraux. De même, le candidat retenu pour le poste sera responsable de tous les coûts relatifs aux voyages de prise de fonction et de réinstallation au terme de son contrat. Le candidat selectionné sera aussi responsable de tous les coûts liés à l'obtention des visas, permis de travail et de toutes formalités administratives. S'ils sont selectionnés, les candidats externes non Nigeriens seront recrutés sur une base locale et ne pourront prétendre à aucun moment aux droits et prestations reservés au statut de fonctionnaire international.

Cadre organisationnel

Le poste est à pourvoir au Bureau sous-régional de la Commission économique pour l’Afrique (CEA) en Afrique de l’Ouest. Le titulaire rend directement compte au Fonctionnaire d’administration et de finances. Pour davantage de renseignements sur la CEA et ses activités, prière de consulter notre site Internet: www.uneca.org.

Responsabilités

Dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le titulaire s’acquitte des fonctions ci-après:

Gestion des ressources humaines
• Coordonner les différentes tâches relevant de l’administration des activités de l’entité administrative relatives aux ressources humaines, notamment les recrutements, placements, promotions, transferts de poste, évaluations et notations, l’examen de la classification des emplois ainsi que les cessations de service des fonctionnaires, la formation etc., en veillant à la cohérence dans l’application des règles et des procédures de l’ONU. Établir des contacts avec les services de l’administration centrale et les services exécutifs, selon les besoins.
• Superviser la tenue des dossiers d’appels de candidatures et suivre l’évolution des avis de vacance de poste.
• Examiner les mesures administratives concernant les fonctionnaires et y donner suite grâce aux données d’Umoja.
• Conseiller le personnel sur les questions de visa.
• Fournir des conseils et répondre aux demandes de renseignements relatives aux procédures de classement.
• Expliquer ou interpréter de manière précise les conditions d’emploi, les devoirs et responsabilités, ainsi que les privilèges et les droits et avantages, conformément au Règlement et au Statut du personnel. 
• Suivre les tableaux d’effectifs d’Umoja concernant diverses activités relatives aux ressources humaines, notamment les nominations, les retraites, les expirations d’engagements, les réaffectations, les transferts et les mouvements du personnel. 
• Établir et revoir les définitions d’emploi et les transmettre à la Section des ressources humaines de la CEA ou au Bureau de la gestion des ressources humaines au Siège de l’ONU.
• Étudier les rapports d’évaluation des candidats et sélectionner les candidats retenus pour l’entretien, rédiger un mémorandum pour approbation contenant la liste des candidats présélectionnés et le soumettre au Comité central de contrôle pour approbation 
• Faire le nécessaire pour les voyages au titre des études et donner suite aux demandes de prestations.
• Gérer et clôturer les demandes de remboursement sur formulaire F10 pour les voyages au titre des congés dans les foyers, des visites familiales, des études et évacuations sanitaires.
• Délivrer les autorisations de voyage et gérer et régler les voyages au titre des congés dans les foyers, des visites familiales, des études et évacuations sanitaires.
• Soumettre à la Section des ressources humaines les recommandations d’approbation de congés dans les foyers anticipés.
• Soumettre à la Section des ressources humaines les recommandations d’approbation les demandes de congés dans les foyers à prendre à l’occasion d’un voyage de mission officielle. 
• Déterminer les droits à prestations pour les voyages au titre des études, des congés dans les foyers ou des visites familiales selon des cycles de 12 ou 24 mois.
• Gérer les recommandations d’approbation d’avances de traitement.
• Traiter les demandes de remboursement de frais médicaux.
• Participer au plan d’urgence pour le Bureau sous-régional.
• Aider au recrutement d’interprètes et de traducteurs indépendants.

Administration générale
• Offrir conseils, formation et supervision quotidienne aux autres membres du personnel des services généraux dans son domaine de responsabilité.
• Fournir une assistance dans la rédaction des accords avec le pays hôte, les accords de budget ou les contributions au titre des subventions, ou d’autres activités le cas échéant.
• Identifier et résoudre divers problèmes au fur et à mesure qu’ils se posent et déterminer les mesures appropriées.
• Assurer une étroite coordination avec les unités du service et avoir des contacts fréquents avec les membres de l’équipe interne au siège tout comme sur le terrain. 
• Accomplir d’autres tâches administratives connexes, selon les besoins (par exemple s’occuper du programme opérationnel pour les voyages, surveiller les comptes et les paiements des fournisseurs et des vacataires, se charger de la planification des espaces de travail, déterminer les solutions aux besoins en bureautique et assurer l’entretien des équipements, des logiciels et des systèmes, organiser et coordonner les séminaires, conférences et traductions).
• Aider à l’établissement de rapports sur tous les incidents de sécurité, dans les locaux ou en dehors, dans lesquels sont impliqués des membres du personnel, des personnes à leur charge, des biens et des avoirs (vols, agressions, accidents, etc.).
• Aider les administrateurs à traduire des documents dans les langues officielles de la CEA.

Administration des contrats
• Appuyer la gestion administrative courante des contrats entre l’ONU et des vacataires externes pour les services de sous-traitance.
• Vérifier les factures des vacataires par rapport aux biens et services fournis et approuvés par l’ONU.
• Traiter le paiement des factures des fournisseurs et suivre les règlements.
• Établir et traiter tous les formulaires et toutes les autorisations de l’ONU pour le personnel contractuel et des différents services, notamment les cartes d’identité et badges d’accès ONU, les permis de stationnement, les cartes d’accès magnétiques et les clés des portes.

Compétences

Professionnalisme: Aptitude à assumer des tâches administratives très diverses, portant notamment sur le programme de budget/travail, les ressources humaines, la gestion des bases de données, etc. Aptitude à appliquer la connaissance de règles et règlements administratifs, financiers et en matière de ressources humaines de l’ONU à des situations concrètes. Tirer fierté de son travail et de ses réalisations; faire preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet; apporter à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés; agir pour des motifs professionnels plutôt que personnels; persévérer face aux obstacles et aux difficultés; garder son calme dans les situations de crise. Engagement à mettre en œuvre l’objectif d’égalité hommes-femmes en assurant la pleine participation des femmes sur un pied d’égalité avec les hommes, dans tous les aspects du travail.

Esprit d’équipe: Collaborer avec ses collègues afin d’atteindre les objectifs organisationnels; solliciter les apports en appréciant à leur juste valeur les idées et les compétences de chacun et être prêt à apprendre des autres; faire passer l’intérêt de l’équipe avant son avantage personnel; accepter les décisions finales du groupe et s’y plier, même si elles ne cadrent pas parfaitement avec sa position propre; partager les réussites de l’équipe et assumer sa part de responsabilité dans ses échecs.

Aptitude à planifier et à organiser: Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues; hiérarchiser les activités et tâches prioritaires; modifier les priorités en fonction des besoins; prévoir suffisamment de temps et de ressources pour mener sa tâche à bien; tenir compte des risques et des imprévus dans la planification; suivre l’exécution des plans et des activités, et les modifier s’il y a lieu; tirer le meilleur parti du temps dont on dispose.

Formation

Diplôme d’études secondaires ou équivalent. Le titulaire doit avoir réussi le test d’aptitude aux fonctions d’appui administratif de l’ONU au Siège ou un test équivalent administré localement dans des bureaux hors Siège.

Expérience professionnelle

Au moins 10 années d’expérience dans les ressources humaines, les services administratifs ou dans un domaine connexe.

Connaissances linguistiques

L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l’ONU. Pour le poste faisant l’objet du présent avis, la maîtrise de l’anglais et du français, à l’oral et à l’écrit, est indispensable.

Méthode d'évaluation

Les candidats qualifiés seront invités à participer à un entretien axé sur les compétences et à une évaluation selon que de besoin.

 


Voir les Conditions ci-dessous

Charte des Nations Unies

Les candidats devront répondre aux exigences de l’Article 101, paragraphe 3, de la Charte ainsi qu’aux conditions requises pour le poste. Les Nations Unies s’attendent aux plus hautes qualités de travail, de compétence et d’intégrité chez l’ensemble de son personnel, ce qui inclut le respect des droits de l’homme et du droit humanitaire. En conséquence, les candidats pourront être sujets à des procédures de vérification contrôlant, sans s’y limiter, leur perpétration, ou accusation de perpétration, de délit et/ou de violation des droits de l’homme et du droit humanitaire international.

Aucune restriction ne sera imposée par l'Organisation à l'accès des hommes et des femmes, dans des conditions égales, à toutes les fonctions, dans ses organes principaux et subsidiaires. (Charte des Nations Unies - Chapitre III, Article 8). Le Secrétariat des Nations Unies est un espace non-fumeurs.

Les candidats sont invités à suivre attentivement toutes les instructions disponibles sur la plate-forme de recrutement en ligne, inspira. Pour des conseils plus détaillés, les candidats peuvent se référer à « Aperçu... Procédure de dépôt de candidature » et le manuel d'instruction pour les candidats, qui peut être consulté en cliquant sur 'Manuels' sur le côté supérieur droit du navigateur Web d’inspira dans la page principale de l’utilisateur.
Les candidatures déposées font l'objet d'une présélection automatisée selon les critères d'évaluation publiés de l’Appel à Candidature (AC) et sur la base des informations fournies par les candidats. Concernant les exigences de l’Appel à candidature, 

Les candidats doivent fournir des informations complètes et précises/exactes relatives à leurs qualifications, dont leur formation, leur expérience professionnelle et leurs connaissances linguistiques. Chaque candidat doit garder à l’esprit que tout dépôt de candidatures incomplètes ou incorrectes/erronées peut les rendre irrecevables dans le cadre de l’appel à candidatures. Une pré-sélection et évaluation des candidatures seront effectuées en fonctions des informations fournies. Une fois déposées, les candidatures ne peuvent pas être modifiées. Les personnes dont la candidature est retenue pour la sélection feront l’objet d’une procédure de vérification des références afin de s’assurer de l’exactitude des informations fournies dans la candidature. 

Les appels à candidature publiés sur le Portail des carrières sont retirés à minuit (heure de New York), le jour de la date limite de dépôt des candidatures.

Aucun frais de dossier

L’ONU NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET ELLE NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

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