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Assistant(e) Administratif et Logistique (Num: 7253)

(Publiée le: 13 décembre 2017 à 14:40:42)

Welthungerhilfe
Comptabilité-Finance
20-12-2017
Expirée depuis 29 jour(s)

CDD
Diffa (Niger)
BAC+3 - Licence 3
Gestion - Comptabilité...
2 ans
Français

 


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L’ONG WELTHUNGERHILFE (WHH) recherche

Un (e) Assistant(e) Administratif et Logistique

 « Aide d'urgence pour améliorer la situation nutritionnelle des personnes touchées par la crise, ainsi que le soutien à la reprise des activités agricoles pour l'autosuffisance dans la région de Diffa »  (NER 1024)

 

WeltHungerHilfe a été créée en 1962. C’est aujourd’hui l’une des plus grandes organisations privées allemandes travaillant dans le domaine de la coopération au développement et de l’aide humanitaire. Elle est à but non lucratif et revendique sa neutralité sur le plan politique et religieux. Elle intervient dans les domaines de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, l’eau – hygiène – assainissement, l’éducation de base, le développement rural, et ce, en Afrique, en Asie et en Amérique latine. Ses activités sont financées par les dons des citoyens Allemands, mais aussi par des subventions du gouvernement fédéral allemand, de l’Union Européenne et des Nations Unies.

 

Le présent avis est lancé dans le cadre de son projet d’« Aide d'urgence pour améliorer la situation nutritionnelle des personnes touchées par la crise, ainsi que le soutien à la reprise des activités agricoles pour l'autosuffisance dans la région de Diffa», financé par le Ministère des Affaires Etrangères Allemand (Aide Humanitaire Allemande), en sigle AA.

 

Objectif du poste

Sous la responsabilité hiérarchique du Coordonnateur Terrain, l’Assistant(e) Logistique et Administratif sera amené(e) à assurer la tenue et la gestion de caisses et banques des projets sous sa responsabilité, la saisie des écritures comptables dans le logiciel Funds Pro, CashBook, la gestion des avances ainsi que diverses tâches administratives, conformément à la répartition des tâches au sein de l’équipe administrative desdits projets.

D’autre part, il responsable de la gestion des stocks du magasin, du parc véhicules, des équipements et des achats du bureau de DIFFA dans le respect des standards et des procédures logistiques de WHH Niger.

 

Type de contrat : CDD de 24mois (2 ans) /Renouvelable en fonction des performances et de la disponibilité du financement.

Lieu de Travail : Diffa

Date de prise de fonction souhaitée : 08/01/2018

Date de clôture : 20 décembre 2017

 

I/ Tâches et responsabilités principales

 

1) Trésorerie

 

-              Approvisionner les caisses des projets ;

-              Préparer les transferts de fonds

-              Contrôler les factures des fournisseurs avant paiement pour s’assurer de leur conformité avec les procédures internes et avec les dispositions fiscales du pays ;

-              Suivre les échéanciers des paiements (loyer bureau, eau, électricité…) ;

-              Procéder aux paiements des fournisseurs et prestataires par caisse ou chèque selon le mode de paiement en fonction du montant des paiements ;

-              Aller à la banque pour déposer ou récupérer les documents nécessaires ;

-              Donner des avances de caisse au personnel selon les procédures internes ;

-              Suivre les avances de caisse (créances) ouvertes et rapporter à son supérieur hiérarchique toutes les avances non soldées à la fin du mois ;

-              Tenir un inventaire de caisse quotidien et mensuel ;

-              Veiller à la sécurisation des espèces, et documents qui lui sont confiés ; 

-              Respecter les règles de confidentialité et de discrétion.

 

2) Comptabilité/ Finances

 

-              Passer du jour au jour tous les enregistrements comptables dans le logiciel comptable ;

-              S’assurer que tous les enregistrements comptables reposent sur des justificatifs probants ;

-              S’assurer que les principes comptables ne sont pas violés dans la tenue de la comptabilité, en cas de difficultés, informer son responsable hiérarchique ;

-              Etablir les états de rapprochement bancaire mensuels et les classer convenablement ;

-              S’assurer que les enregistrements cash book accompagnés de tous les justificatifs sont exportés vers Funds Pro selon les procédures en vigueur ;

-              Assurer un bon classement spécialisé des documents comptables ;

-              Envoyer au département de la comptabilité à Niamey tous les documents comptables originaux (justificatifs, relevés bancaires, rapprochements de banque et de caisse etc.) selon le calendrier interne ;

-              Participer à l’envoi des documents au Siège (en Allemagne) ;

-              Participer à la préparation des audits ;

-              Participer à l’élaboration des TDR, les chronogrammes d’activité et leurs budgets pour les activités ponctuelles en collaboration avec les chefs de projets et l’équipe cadre ;

-              Assurer les photocopies des pièces comptables des projets autant que cela se peut chaque mois après la clôture de période.

 

3) Fiscalité

 

-              S’assurer que toutes les factures reçues des fournisseurs sont conformes à la règlementation fiscale en vigueur ;

-              S’assurer que le précompte ISB est prélevé sur chaque facture payée aux fournisseurs.

-              Le cas échéant, déclarer et payer le précompte ISB et la taxe immobilière à la DGI chaque mois avant le 15 du mois suivant ;

-              Déclarer et payer l’Impôt sur les Traitements et Salaires (ITS) à la DGI chaque mois avant le 15 du mois suivant.

 

4) Administration et Ressources Humaines

 

-              Payer les salaires du personnel après validation par le Gestionnaire RH et le Chef de Projet ;

-              Préparer les fiches de perdiem des employés de Niamey/Diffa et les payer selon les procédures en vigueur ;

-              Superviser les gardiens, les chauffeurs et l’agent de ménage ;

-              Faire l’évaluation de performances du personnel qu’il supervise.

 

6) Gestion des stocks

 

L’assistant Logistique et Administratif est responsable des clés du magasin pendant les heures de service. Il doit :

-              Contrôler l’accès et la sécurité des biens s’y trouvant ;

-              Assurer la propreté et l’ordre du magasin tout le temps ;

-              Assurer l’enregistrement de tous les biens au magasin ;

-              Assurer un contrôle physique régulier du magasin ;

-              Produire les rapports requis du magasin dans les meilleurs délais ;

-              Documenter toutes les mouvements du magasin (entrées, sorties, inventaires) et assurer l’archivage de tous les documents relatifs ;

-              Assurer que les vivres et autres articles stockés soient bien emmagasinés et gérés ;

-              Veiller toujours à la conformité des quantités reçues ou livrées ;

-              Préparer les sorties de stocks selon le planning opérationnel ;

-              Assurer l’acheminement à la destination finale des biens des programmes dans les meilleurs délais ;

-              Communiquer avec le personnel concerné sur les livraisons et réceptions éventuelles des biens ;

-              Assurer que les rapports mensuels et semestriels des stocks (pièces détachées des motos, véhicules, fournitures de bureau et autres) soient fournis à temps et de les vérifier avant leur envoi.

 

7) Gestion des équipements et consommations : véhicules, générateurs, équipements informatiques

 

-              Tenir un inventaire régulier de tous les équipements de l’antenne de Diffa ;

-              Veiller à ce que tout détenteur de matériel signe une décharge de responsabilité ;

-              Assure le bon fonctionnement du parc automobile et informatique. Tenir informer son superviseur direct sur toute défaillance constatée sur les matériels ;

-              Veiller à la maintenance régulière des équipements, faire un plan d’entretien ;

-              Assurer le relevé mensuel de la consommation de carburant des véhicules et du groupe électrogène, contrôler les carnets de bord et les saisir sur Excel ;

-              Assurer la tenue des fiches de pannes et/ou d’incidents pour les motos, véhicules et matériels informatiques ;

-              S’assurer du renouvèlement des assurances des biens et des véhicules ;

-              Veilleur au bon état opérationnel et à la complétude des matériels de communications, procurer la formation nécessaire aux utilisateurs sur les protocoles d’usage ;

-              Sécuriser la provision des services d’utilité essentiels sur les lieux de travail (eau, électricité, télécommunication etc.).

 

8) Achats

 

-              Réaliser les achats de l’antenne conformément aux procédures d’achat en vigueur de Welthungerhilfe et de ses bailleurs ;

-              Collecter et préparer la documentation nécessaire pour tous les achats et prestations : matériels, services équipement, pièces détachées et c ;

-              Préparer les contrats pour la fourniture de biens et services ;

-              Suivre les paiements, dates d’expiration et renouvellement des contrats relatifs à la fourniture des biens et services ;

-              Tenir et mettre à jour un registre de suivi des Commandes et fournir un rapport aux départements concernés toutes les semaines ;

-              Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques, normes et procédures de Welthungerhilfe relatives aux achats et à l’approvisionnement ;

-              Elaborer et tenir à jour une liste de fournisseurs potentiels de Welthungerhilfe et d’information sur les prix en collaboration avec le Superviseur ;

-              Développer et maintenir un système d’approvisionnement des consommables courants sur base mensuel, trimestrielle/semestrielle comme approprié ;

-              Préparer et traiter les réclamations d’exonération sur tous les biens importés, ou sur la TVA       (Si applicable) ;

 

9) Autres

 

-              Conformément aux procédures WHH, tenir à jour l’archivage pour tous les dossiers d’achats, rapport de distribution, de consommations, d’inventaire des équipements ou de stockage afin qu’il soit facilement accessible en cas de besoin d’inspection ou d’audit ;

-              Assister dans l’accomplissement d’autres tâches en rapport avec la comptabilité, la finance, la logistique ou l’administration sur demande du Responsable hiérarchique ;

-              Assister les organisations partenaires de Welthungerhilfe dans l’élaboration de leur comptabilité dans le cadre des projets gérés avec/par Welthungerhilfe ;

 

II/ Profil recherché

-  Avoir au minimum une Licence (BAC + 3 ans) en gestion – comptabilité ou tout autre diplôme équivalent ;

-         Disposer au moins de deux (02) ans d’expérience professionnelle à un poste similaire ;

-         Avoir travaillé dans une ONG Humanitaire serait un atout ;

-           Avoir travaillé dans la Région de Diffa serait un atout ;

-           Avoir une maitrise de l’outil informatique (Word-Excel-PowerPoint -Outlook-internet) ;

-           Avoir une connaissance du logiciel Funds Pro serait un atout ;

-           Avoir une très bonne aisance en français, lu, écrit et parlé ;

-           Etre rigoureux, organisé, méthodique et autonome ;

-           Être motivé et avoir une intégrité morale et apte à travailler sous pression avec une équipe composée de nationalités différentes ;

-           Être disponible dans l’immédiat.

 

 


Voir les Conditions ci-dessous

III/ Dépôt de candidature

 

Le dossier de candidature comprenant :

-              une lettre de motivation adressée au Chef de Projet ;

-              un curriculum vitae (2 pages maximum obligatoire, comprenant 3 références de travail);

-              Copies des diplômes et certificats de travail.

devra parvenir sous pli fermé avec la mention « Candidature au poste d’Assistant(e) Administratif et Logistique  NER 1024 -Diffa » au plus tard le 20 décembre 2017 à 16 h au bureau de Welthungerhilfe Diffa sis au Quartier château.

Tél : 92 18 51 58

D’autres pièces seront demandées ultérieurement aux candidats retenus pour complément de dossier. Les candidatures non conformes aux exigences seront rejetées.

 

 

 

 
Welthungerhilfe
92 18 51 58
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