Facilitateur pour l’élaboration de la stratégie partenariat

TDR de recrutement d'un facilitateur dans le cadre de l’élaboration de la Stratégie Partenariat

I. Context et justification:

Oxfam est présente au Niger depuis 1992 à travers 3 affiliés, Québec (1992), Novib (1997) et Oxfam Grande-Bretagne (2001). Depuis janvier 2012 l’organisation a connu une tournure fort positive, avec la mise en place d’une Structure unique de gestion (SMS). Ainsi, afin de consolider les acquis de cette nouvelle structure et de concrétiser la vision d’Oxfam 2020, Oxfam au Niger s’est dotée d’une stratégie partenariat 2018-2022, avec comme vision de changement : Oxfam travaille pour un Niger juste et sans pauvreté où chaque citoyen (homme, femme, jeune) a le pouvoir et les moyens d’exercer ses droits humains fondamentaux et de contrôler sa vie.

Au cours de l’année 2019, il a été revu de façon sommaire le Modèle opérationnel pays (COM) pour l’aligner sur la période de la stratégie Pays (l’OCS) mais aussi pour tenir compte des évolutions du contexte national. Cette revue a induit un recadrage des activités et une révision de la structure organisationnelle Pays. En 2020, une revue de la stratégie 2020-2024 a été faite ayant encore induit une revue du dispositif organisationnel. Tous ces éléments de changement susmentionnés ont contribué à créer un sentiment de protectionnisme entre les agents ayant subi l’effet de la fusion pour se retrouver avec un seul employeur, mais aussi un climat de méfiance, de rumeurs, de cloisonnement, etc. que l’on retrouve dans les résultats de l'enquête Oxfam Global Staff Survey 2021, Résultats du Niger. Le principal défi pour Oxfam est de pouvoir s’adapter aux changements aussi bien sur le plan international que national en vue de jouer pleinement son rôle.

Au Niger, les interventions d’OXFAM s’appuient largement sur le partenariat avec non seulement les organisations de la société civile, les institutions de l’Etat, les médias mais aussi les institutions de recherche et de formation. La relation de partenariat entre Oxfam et les organisations et /ou institutions qu’elle soit basée sur la mise en œuvre des projets et programmes de développement ou qu’elle soit stratégique vise à améliorer les capacités organisationnelles, institutionnelles et d’influence des partenaires. Plusieurs catégories d’acteurs sont concernées, à savoir : les autorités administratives et coutumières, les tutelles administratives et techniques des OSC, les services techniques de l’Etat, les bailleurs de fonds, autres partenaires techniques et financiers, le secteur privé, les médias, les bénéficiaires, les institutions de recherche et de formation.

Tous ces acteurs qui gravitent autour de la dynamique partenariale d’Oxfam ont des intérêts, des attentes et des obligations et sont susceptibles d’apporter ou d’affecter ce cadre partenarial. Il revient à Oxfam au cours des prochaines années de s’orienter vers le partenariat stratégique et transformateur tout en identifiant au cas par cas les partenaires dans leur environnement, de les approcher pour mieux les connaitre, cerner leurs intérêts et attentes, et réfléchir sur comment les impliquer dans les actions à entreprendre tout en les responsabilisant.

Après l’évaluation interne de sa stratégie de partenariat 2018-2022, Oxfam au Niger se propose de procéder à l’élaboration de la nouvelle stratégie de partenariat en phase avec son contexte actuel. Toutefois, il est à retenir que conformément à ses principes, avant tout partenariat, Oxfam au Niger continuera de procéder à une analyse organisationnelle et opérationnelle de ses potentielles organisations partenaires en vue d’évaluer les risques et proposer des mesures de mitigations.  Au terme de ce diagnostic, un plan de gestion des risques et celui de renforcement des capacités seront élaborés et validés par les deux parties.

C’est dans ce cadre qu’Oxfam au Niger envisage recruter un facilitateur qui va accompagner tout le processus d’élaboration de la stratégie de partenariat. D’où les présents TDRs.

II. Objectifs et Résultats Attendus :

L’objectif général attendu de la mission du facilitateur est de coordonner tout le processus devant aboutir à doter Oxfam au Niger d’une nouvelle stratégie de partenariat performante, opérationnelle et en phase avec les orientations de l’organisation en la matière.

Objectifs spécifiques :

Pour ce faire, les objectifs spécifiques suivants sont attendus du facilitateur :

1. Compléter l’évaluation interne de la stratégie de partenariat initiée et dont les résultats sont disponibles
2. Procéder à l’analyse de la situation du partenariat à Oxfam au Niger
3. Conduire une typologie participative des OSCs potentielles partenaires sur la base d’une analyse des thématiques d’intervention et de critères consensuels
4. Proposer un canevas de base de données des partenariats par typologie
5. Elaborer la stratégie de partenariat proprement dite
6. Convenir d’un plan d’action annuel ou pluriannuel sur le partenariat ;
7. Prendre en compte les processus d’évaluation et de contractualisation transparentes d’Oxfam (les nouveaux outils dont par exemple le PRISMA).

Résultats escomptés

1. Oxfam au Niger est dotée d’une nouvelle stratégie partenariale performante et opérationnelle qui prend en compte le COP et l’OCS ;
2. La situation du partenariat à Oxfam au Niger est analysée ;
3. Une typologie participative des OSCs potentielles partenaires sur la base d’une analyse de pouvoir et convenir des critères de choix en fonction des thématiques est conduite ;
4. Un canevas de base des données des partenaires par typologie est proposé ;
5. La stratégie de partenariat proprement dite est élaborée et disponible ;
6. Un plan d’action annuel ou pluriannuel sur le partenariat est disponible ;
7. Les partenaires sont informés sur les processus d’évaluation et de contractualisation d’Oxfam pour plus de transparence (partage des nouveaux outils si possible : par exemple quelques grandes lignes du PRISMA).

III. Compétences et qualifications requises :

Cette mission sera confiée à un expert disposant :

D’une expérience pertinente dans l’élaboration de stratégie de partenariat pour une ONG Internationale. Les évidences pouvant démontrer la qualification et ces expériences pratiques seront exigées.

• en matière d’ancienneté, la personne candidate devra justifier d’un minimum de cinq (5) ans de pratique dans le domaine des prestations intellectuelles ;
• au moins trois (3) références relatives à l’élaboration de stratégies de partenariat au cours des cinq (5) dernières années.

Pour être valable, chaque référence devra être soutenue par les copies du contrat et l’attestation de bonne fin. Chaque personne candidate devra fournir un curriculum vitae (CV) actualisé et signé.

• Être professionnel et avoir l’esprit d’innovation ;
• Savoir motiver chaque membre de l’équipe à participer activement ;
• Savoir transmettre et aider les participants à mieux communiquer ;
• Favoriser l’intelligence collective et l’esprit d’équipe ;

La personne soumissionnaire devra faire la preuve de sa disponibilité pour la période et démontrer qu’il est en règle vis-à-vis de l’administration fiscale et de la sécurité sociale du pays.

IV. Dépôt des offres techniques et financières

a. Présentation de la proposition

La proposition sera présentée en version électronique comprenant la proposition technique ainsi que la présentation du Soumissionnaire et l’offre financière en un (1) exemplaire. Les propositions techniques et financières seront placées dans des dossiers /fichiers différents portant chacun le titre correspondant. L’objet du mail sera :

Recrutement d'un facilitateur pour accompagner le processus d’élaboration de la stratégie partenariat pour Oxfam au Niger.

b. Proposition technique

Le soumissionnaire devra fournir les informations ci-après :

• Une lettre de soumission de la proposition technique ;
• Une note claire et précise faisant état d’une bonne compréhension des termes de référence et présentant la méthodologie proposée par le Facilitateur pour la réalisation de la mission ;
• Un chronogramme d’exécution de la mission ;
• Une liste de consultations réalisées dans le cadre de missions analogues ;
• Le descriptif détaillé des missions similaires réalisées par ses soins, comprenant le client concerné et ses contacts, la durée, les prestations effectuées, le budget et les résultats obtenus et les attestations de bonne fin d'exécution de missions ; 
• Tout document complémentaire jugé utile qui pourrait être ajouté à l'offre

c. Proposition financière

L’offre financière devra être présentée de manière distincte :

• La lettre de soumission de la proposition financière conformément au modèle obligatoire ;
• les honoraires.
• Les frais de déplacement si nécessaire.
• Un atelier de validation sera organisé par Oxfam au Niger

Toute prestation proposée par le soumissionnaire dans son offre et pour laquelle aucun prix n’est fourni, sera considérée comme incluse dans la proposition principale et ne donnera lieu à aucune facturation supplémentaire. Le montant de l'offre du soumissionnaire doit correspondre à 100% des livrables requis pour cette prestation. La proposition financière, prenant en compte chaque étape de la mission, doit être envoyée par mail. Elle doit être séparée de l'offre technique comme indiqué plus haut et être exprimée en francs CFA hors taxes. Elle devra inclure tous les frais nécessaires à la bonne conduite de la mission. La langue de travail pour cet appel d'offres est le français. Toute offre formulée dans une langue autre que le français ne sera pas recevable. En cas de contradiction entre les montants en lettres et les montants en chiffres, les premiers feront foi. En cas de conflit entre le montant inscrit sur la lettre de soumission de la proposition financière et celui des devis assujettis, le montant de la lettre de soumission fera foi.

V. Groupement de consultants

Les soumissions des groupements de consultants ne sont pas recevables

VI. EVALUATION DES OFFRES

Oxfam se réserve le droit d'accepter ou de rejeter toute offre, et d'annuler l'appel d'offres en rejetant toutes les offres, à tout moment, avant l'attribution du marché. L’Evaluation des offres sera conduite en deux (2) phases :

• Analyse des propositions techniques.
• Analyse des propositions financières.

L'évaluation des soumissions se fera en deux (2) phases. Dans un premier temps, seules les propositions techniques seront examinées au regard des exigences définies dans les termes de référence. Ensuite, les propositions financières des soumissionnaires dont les offres techniques ont atteint le score minimal de 70 points sur 100 seront analysées. Enfin, une synthèse des notes techniques et financières sera faite pour retenir le soumissionnaire.

14.2. Evaluation des propositions financières

Préalablement à l’analyse des offres financières, il sera procédé aux ajustements des prix en cas d'erreurs arithmétiques. De même, s’il y a une contradiction entre les prix indiqués en lettres et en chiffres, le montant en lettres fera foi. Les propositions financières seront notées sur un total de 100 points. Après la vérification de la régularité, les coûts ajustés le cas échéant, feront l'objet de notation. L'offre la moins disante obtiendra la note maximale de 100 points. Les autres propositions qualifiées auront une note financière (Of) calculée sur la base de la formule suivante :

Fm est le montant de la proposition financière évaluée la moins disante ;

F est le montant de la proposition financière

La note finale est établie comme suit : Of= Fm*100/F

La note finale est établie comme suit : S= (T*Ot) + (F*Of) Où T et F sont les poids respectifs attribués à la proposition technique et financière.

Les soumissionnaires seront classés par ordre décroissant de la note totale. Le Consultant individuel retenu sera celui qui aura obtenu la note totale la plus élevée. Toutefois, avant l'attribution du contrat, des négociations techniques et financières seront menées avec ce dernier en vue de parvenir à un accord sur tous les points. En cas d'échec des négociations, Oxfam se réserve le droit d’engager des négociations avec le soumissionnaire classé deuxième. Le délai de négociation ne devrait pas excéder une semaine à compter de la date de notification provisoire au soumissionnaire, sauf accord préalable écrit de Oxfam.

VII. Date et lieu de dépôt des offres

Les offres devront parvenir à Oxfam au plus tard le mercredi 29 novembre 2023 17h30mn (heure de Niamey), délai de rigueur, en précisant l’objet de la candidature à l'adresse ci-après : niger.recrutement@oxfam.org