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Procurement Officer (# 5778)

(Publiée le: 20 décembre 2016 à 17:54:21)

Catholic Relief Services CRS
Administration-Gestion
03-01-2017
Expirée depuis 262 jour(s)

CDD/R
Maradi (Niger)
BAC+3 - Licence 3
Logistique - Administration...
3 ans
Français - Anglais


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                                                         Avis de Recrutement

Catholic Relief Services « CRS » Niger recrute un Procurement Officer pour son bureau de Maradi.

 

CONTEXTE 

 

Catholic Relief Services (CRS) est une organisation non gouvernementale créée en 1943 par les évêques catholiques des Etats-Unis afin d’assister les plus démunis dans le monde. Depuis 1995, CRS/Niger contribue à assurer la restauration de la dignité humaine sans distinction de race, d’ethnie ou de religion à travers des actions qu’il mène en collaboration avec les partenaires.

 

CRS/Niger intervient actuellement dans toutes les régions du pays où il apporte un soutien aux plus vulnérables dans divers domaines comme l’agriculture, la sécurité alimentaire, la santé et la nutrition, l’éducation, la micro finance et les réponses aux urgences.

 

Dans le cadre de l’amélioration de la sécurité alimentaire, CRS/Niger a soumis pour demande de financement au Gouvernement des Etats-Unis, une proposition de programme visant les régions de Maradi et de Zinder. Le recrutement du poste de Procurement Officer est conditionné à l’accord favorable de financement de ce programme.

 

Titre :                                    Procurement Officer

Département :           Opération

Lieu :                         Maradi

Superviseur :             Chef de bureau

Type de Contrat :     CDD (12 mois) Renouvelable  

 

RESPONSABILITES SPECIFIQUES 

 

Résumé : : 
Gérer effectivement et efficacement et coordonner tous les aspects des achats pour le bureau de Maradi afin que le programme PASAM-Tai ait les biens et services dont il a besoin, pour assister au mieux les bénéficiaires.

Gestion des achats :

 

  • S’assurer que tous les achats sont faits de manière efficace, en respectant la politique et le Manuel des achats de CRS et conformément aux exigences des bailleurs de fonds concernés.
  •  S’assurer que toutes les actions sont gouvernées par les normes les plus élevées d’éthique, de conduite personnelle et commerciale, telles qu’elles sont présentées dans la politique et le Manuel des achats de CRS.
  • Suggérer au Head of Office de nouvelles idées pour améliorer l’efficacité et remet à jour chaque année le Manuel des achats de CRS et les outils qui l’accompagnent.
  • Étudier toutes les demandes d’achats (PR) et vérifier les cibles de prix, que toutes les spécifications et exigences sont claires et que les autorisations correspondantes ont été obtenues.
  • Vérifier que toutes les demandes de devis (RFQ) présentent clairement toutes les spécifications et exigences de la demande d’achat.
  • Recevoir et étudier toutes les offres et tous les devis conformément aux cibles de prix et aux spécifications ; préparer des fiches de résumés d’offres.

 

  • Organiser des Comités d’étude des offres (BRC) si nécessaire, et vérifier qu’ils suivent toutes les directives BRC, telles qu’elles sont stipulées dans le Manuel des achats de CRS.

 

  • S’assurer que le BRC analyse toutes les offres de manière compétitive et étudier attentivement tous les coûts et avantages, y compris ceux qui ne sont pas présentés explicitement sur les offres.

 

  • Négocier toujours avec les fournisseurs des réductions de prix, conditions préférées de paiement et de livraison et options de transport, quand c’est nécessaire.

 

  • Vérifier que tous les démarches sont faites pour que tous les achats bénéficient des exonérations applicables établies dans l’Accord avec le pays hôte ou par des Accords des bailleurs de fonds et rédige d’éventuelles lettres d’exemption de TVA, droits ou taxes selon les besoins.

Tenue des archives et rapports

  • S’occuper du classement de tous les documents des achats pour la tenue des archives et les audits, tenir des dossiers ordonnés sur toutes les commandes en cours et les activités postales telles que les notifications de changement, les changements de calendrier et les envois incomplets. 
  • Tenir une liste des fournisseurs approuvés (ASL) avec des informations à jour sur les prix selon les biens et les services et sur les notes de performance, selon les évaluations des livraisons récentes.
  • Créer des fichiers sur les fournisseurs avec tous les détails nécessaires par catégorie de services (par ex. fournisseurs de papeterie, de matériel électrique, de machines, etc.)
  • Suivre chaque demande d’achat et tenir la direction et les demandeurs au courant grâce à des Rapport sur l’état des achats (PSR) réguliers.
  • Préparer régulièrement un rapport d’évaluation sur la performance des fournisseurs avec des recommandations basées sur la livraison de services et la performance passée.

Communication, coordination et autres tâches

 

  • Vérifier que les employés chargés de réceptionner (administration ou logistique) sont prévenus aussi à l’avance que possible de la livraison prévue des marchandises pour être prêts à préparer en entier le Bordereau de réception des marchandises (GRN). 
  • Donner des détails des achats de biens d’investissement au personnel responsable de la gestion des propriétés.
  • Selon les besoins et en respectant les recommandations de séparation des fonctions, travailler en coordination avec le personnel de l’administration ou de la logistique désigné pour réceptionner les marchandises achetées. 
  • Selon les besoins, et en respectant les recommandations de séparation des fonctions, communiquer avec les fournisseurs pour renvoyer des marchandises endommagées ou les erreurs de commande et s’assurer que les marchandises commandées soient, si c’est encore nécessaire, remplacées ou complétées.
  • Selon les besoins, et en respectant les recommandations de séparation des fonctions, fait le suivi avec l’équipe des finances pour que les paiements soient faits rapidement, conformément aux contrats et bons de commande.
  • Aider à la préparation des lettres d’attribution de marché, des accords, memos et courriers, selon les besoins.
  • Tenir les demandeurs au courant de l’état des commandes locales et internationales jusqu’à ce qu’elles aient été réceptionnées.
  • Travailler en coordination avec les autres départements pour s’assurer que les demandes d’achats, devis des fournisseurs et bons de commande sont complets et clairs.
  • Répondre aux demandes d’audits rapidement et de manière professionnelle.
  • Collecter des informations sur le prix des marchandises et des services à chaque fois que c’est nécessaire pour préparer des budgets et faire des plans.
  • Quand c’est nécessaire, et selon des paramètres acceptables, accélère les demandes et les commandes pour répondre à des besoins opérationnels urgents.
  • Faire preuve de vigilance par rapport aux activités frauduleuses dans toutes les procédures d’achat et se tient au courant des dernières directives de prévention des fraudes.
  • Contribuer au maintien du travail d’équipe, de la discipline, des bonnes relations de travail et de la productivité.
  • Fournir un appui et une formation à la gestion des achats aux employés et partenaires de CRS selon ce que la direction estimera nécessaire.
  • Assurer le remplacement d’autres employés quand c’est nécessaire du fait de leur charge de travail ou d’une absence et accomplit les tâches supplémentaires qui lui sont assignées.

 

COMPETENCES ELARGIES (pour tout le personnel du CRS) :

 

  • Servir avec intégrité
  • Etre un travailleur exemplaire
  • Cultiver des relations constructives
  • Promouvoir l’apprentissage

 

Relations de travail :

 

Interne: L’équipe des achats à Niamey et tous les employés du bureau de Maradi et des Sous bureaux de Mayahi et Matameye.  

Externe: Fournisseurs, autorités fiscales, fonctionnaires des douanes, transitaires, transporteurs, consultants, bailleurs de fonds et autres agences. 

 

QUALIFICATIONS :

 

  • Doit être honnête et toujours promouvoir une atmosphère de confiance et d’intégrité.
  • Bonnes compétences informatiques et en ICT, compétence en Microsoft Office (MS Word, Excel et PPT) et expérience des recherches et comparaisons sur Internet.
  • Capacité avérée d’accomplir les services d’achats de manière rapide, efficace et économique tout en respectant les normes élevées de l’agence.
  • Bon négociateur.
  • Expérience de la conduite d'études de marché.
  • Bonnes compétences en analyse des données.
  • Déterminé à toujours fournir les services de la meilleure qualité possible aux clients.
  • Bonnes compétences organisationnelles.
  • Excellentes compétences en communication interpersonnelle, capable de bâtir des relations.
  • Quand c'est nécessaire, capable de transmettre de manière accessible des idées et des concepts aux partenaires.
  • Diplômes niveau licence d’une institution reconnue, en gestion des fournitures et des achats ou dans des domaines connexes, comme la logistique ou l’administration.
  • Au moins 3 ans d'expérience dans le secteur des achats.
  • Adhésion à une organisation professionnelle des achats souhaitée.
  • Capacité avérée à communiquer de manière claire et concise en anglais écrit et parlé.
  • Capacité avérée à préparer des rapports et à tenir des fichiers et archives complets.

 

 


Voir les Conditions ci-dessous

CONDITIONS DE CANDIDATURE

 

Les candidats intéressés par cet avis sont priés de faire parvenir leur dossier de candidature composé d’une lettre de motivation et d’un curriculum vitae actualisé à l’adresse : NigerRecruiting@CRS.org avec la mention « Procurement Officer » en objet du mail à envoyer, au plus tard le mardi 03 janvier 2017 avant 17 h 00.

 

CRS est un employeur à opportunités égales et encourage vivement les candidatures féminines.

 

Il est fortement conseillé aux candidats de bien respecter les consignes sous la rubrique « Conditions de candidature ».

 

Catholic Relief Services
NigerRecruiting@.CRS.org
http://crs.org/niger/projects.cfm
Du même recruteur: Catholic Relief Services CRS

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