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Coordonateur de l’approvisonnement (# 6443)

(Publiée le: 26 mai 2017 à 13:25:53)

Population Services International PSI
Administration-Gestion
08-06-2017
Expirée depuis 131 jour(s)

CDD
Niamey (Niger)
BAC+5 - DESS - Master 2 - Ingéniorat
supply chain - logistique - management
5 ans
Français - Anglais


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Avis de recrutement d’UN COORDONATEUR DE L’APPROVISONNEMENT

 

Résumé du poste :

Le/La coordonnateur (trice) de l’approvisionnement est placé (e) sous l'autorité directe de la Directrice d’Administration et de Finance et est chargé (e) de veiller à ce que le système d’approvisionnement de PSI/Niger soit mené et organisé en conformité avec les procédures internes. Il/Elle assure avec satisfaction l’achat des biens et services quotidiens des programmes conformément aux accords de subventions.

Tâches et Responsabilités :

Gestion des achats

  • Organiser l’achat de matériels divers pour les programmes,
  • Etablir une liste de fournisseurs fiables pouvant fournir ou rendre des services dans toutes les zones d’interventions ; 
  • Assurer que les programmes de PSI Niger reçoivent le matériel de meilleure qualité à temps et à des prix corrects.
  • Assurer que les documents de support sont obtenus, photocopiés et gardés en ordre pour les besoins d’audit, ...
  • Vérifier toutes les Réquisitions d’achat et assurer que les descriptions nécessaires, les codes et lignes budgétaires sont en place et que les signatures sont correctes. 
  • De concert avec la DAF, mettre en place un système local d’achat en vue d’obtenir des Factures Pro-forma à temps dans les autres régions du pays.
  • Acheter les articles de meilleure qualité au meilleur prix et les remettre au Responsable Logistique qui délivrera un rapport de livraison dûment rempli avec toutes les références pertinentes disponibles.
  • Préparer et initier le processus de paiement en rassemblant toute la documentation se rapportant à l’achat (BON DE COMMANDE, REQUISITION D’ACHAT, FACTURES ORIGINALES, PROFORMA ORIGINALES, COPIE DE MEMOS, CONTRATS OU TOUT AUTRE ACCORD ECRIT PORTANT SUR LES BIENS ET SERVICES, BORDEREAU DE RECEPTION venant de la logistique ou tous autres documents attestant que les articles ou services ont été délivrés à PSI). Envoyer les demandes de paiement avec les documents de support au Finance dès que possible c’est-à-dire en minimisant les délais de paiement et tout en ayant pris soin de les photocopier à l’effet de leur archivage.
  • Préparer et soumettre à la DAF sur une base hebdomadaire, le fichier de suivi des achats (Procurement Tracker) et un Rapport mensuel sur les activités d’achat en général renfermant les détails sur tous les achats achevés et les BONS DE COMMANDE, REQUISITIONS D’ACHAT, CONTRATS et autres paiements en attente.
  • Coordonner avec le logisticien que les opérations de dédouanement des produits et consommables commandés ;
  • Suivre les dossiers d’exonération auprès de l’administration fiscale et douanière ;
  • Suivre les contrats et les polices d’assurance

 

  • En plus des tâches citées ci-dessus le ou la Procurement Coordinator peut être amené à effectuer toutes autres tâches assignées par son Superviseur hiérarchique.

 

Passation des marchés

-          Gérer les indicateurs de performance du système de passation des marchés sur la base d'un tableau de bord dûment rempli et suivi;

-          Optimiser lu flux des opérations en respectant les procédures de passation de marché pratiquées à PSI/Niger et ou promues au niveau international; 

-          Mettre en place un système de veille pour le respect des principes de bonne gouvernance et la transparence dans la passation des marchés ;

-          Développer/actualiser et mettre en œuvre des plans d'approvisionnement et des procédures de passation des marchés simples mais efficaces et rapides basés sur des indicateurs de progrès;

-          Coordonner la rédaction et la publication des appels d'offres;

-          Coordonner l'organisation et la gestion du dépouillement des offres et le suivi du processus de passation des marchés ;

-          Mettre en place des stratégies pour l'assurance qualité des produits (exemple : établissement d’une fiche de satisfaction des biens et services livrés à partager avec le personnel du programme et qui conditionne la poursuite ou non de l’utilisation de ces fournisseurs par PSI)

 

Rôle dans QBE : Approvisionnement (Procurement) / Back-up de Comptable fournisseur (AP)

-          Etablissement des requêtes d’achat et d’un tracker pour s’assurer que toutes les demandes d’achats sont enregistrées et traitée

-          Etablissement et classement du Bridger Insight avant l’établissement de chaque commande et de chaque contrat

-          Etablissement de contrat de prestation avec les fournisseurs de bien et établissement d’un tableau de suivi des échéances des contrats.

-          Création et maintien de la liste des 'Vendors' (fournisseurs, consultants et employés)

-          Maintenir à jour une liste de fournisseurs agréés qui seront retenus après avoir faits toutes les « dues diligences » prévue par le manuel de procédure (publication d’un avis d’appel d’offres, vérification de la complétude des documents administratifs, Bridget Insight visite sur le terrain, signature du code d’éthique, etc…)

 

Profil et qualification

 

Le Coordonnateur de l’approvisionnement devra être les qualifications suivantes :

-       Disposer d’un diplôme universitaire de niveau BAC + 5 en supply chain, logistique ou management avec une bonne expérience en approvisonnement, en gestion des stocks et/ou en procédures de passation des marchés ;

-       Posséder une expérience d'au moins 5 années dans les achats avec une bonne connaissance des outils associés ;

-       Avoir une expérience dans la gestion des approvisionnements et le suivi des fournisseurs locaux et internationaux ;

-       Connaissance des procédures d’achats des bailleurs de fond tel que USG est requise.

-       Avoir une bonne connaissance de l'Anglais nécessaire,

-       Avoir une connaissance des procédures douanières serait un atout.

-       Avoir une proactivité avérée et la capacité d’identifier et de solutionner les problèmes de manière autonome ;

-       Un esprit d’initiative et une capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction ; 

-       De bonnes relations interpersonnelles et une capacité de travail en équipe et sous pression ; 

 

Aptitudes personnelles

-       Avoir un très bon esprit de créativité, d’innovation et de vision ;

-       Avoir une forte capacité à prendre des initiatives ;

-       Disposer des aptitudes d’analyse et de synthèse.

-       Etre dynamique, motivé et pro actif ;

-       Etre capable de travailler dans une équipe multidisciplinaire ;

-       Avoir l’aptitude à travailler de manière indépendante, gérer simultanément de multiples fonctions et de travailler sous pression.

 

DUREE DE LA MISSION : un (1) an.

 

LOCALISATION : Niamey

 

 


Voir les Conditions ci-dessous

CONSTITUTION DES DOSSIERS

  • Une lettre de motivation ;
  • Un Curriculum Vitae (CV) comportant des informations démontrant qu’il ou elle dispose des qualifications et expériences pertinentes pour fournir ces services

LIEU ET DATE DU DEPOT DES DOSSIERS

Les dossiers complets devront être déposés au plus tard le 8 juin 2017 à 17H30 sous pli fermé à la réception ou envoyer par email à l’adresse recrutement.niger@psi.org avec la mention «Candidature au poste de coordonnateur de l’Approvisionnement ».

 

NB : Seules les candidatures sélectionnées seront contactées. Les dossiers de candidature resteront la propriété de PSI. Aucun dossier ne pourra être retiré. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Bureau PSI
recrutement.niger@psi.org
Du même recruteur: Population Services International PSI

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