Chargé(e) des Archives

Nous recherchons UN(E) CHARGE(E) DES ARCHIVES pour le « Projet DEVENIR » à Niamey

Réf : 035/FIN/NIM/MDM/10/2023

Contexte :

Médecins du Monde (MdM) est une association médicale de solidarité internationale active dans plus de 73 pays. A l’international, les équipes de Médecins du Monde soignent les populations les plus vulnérables ainsi que les victimes de conflits armés ou de catastrophes naturelles.

Association indépendante, Médecins du Monde agit au-delà du soin. Elle dénonce les atteintes à la dignité et aux droits de l'homme et se bat pour améliorer la situation des populations. MdM ne mène pas seulement des actions d'urgence, mais aussi des programmes de long terme. L'association maintient ses activités au-delà des crises afin de participer à l'effort de reconstruction d'un pays. Sur place, la formation des équipes médicales et les liens avec les partenaires locaux garantissent le suivi des projets dans la durée.

Au Niger, au-delà des programmes d'appui au système de santé publique,  Médecins du Monde, en consortium avec SOCODEVI mettent en œuvre un projet dénommé « DEVENIR ». Le projet DEVENIR est une initiative visant à contribuer au développement socio-économique du Niger à travers la réduction des inégalités de genres impactant sur les droits, la santé et l’autonomisation économique des femmes et des jeunes femmes (F/JF) à Niamey et Agadez.

Pour répondre aux enjeux économiques des F/JF, le projet travaillera avec les groupements, unions, réseaux et fédérations (GURF) économiques féminins afin d’accroître leur pouvoir économique, à répondre à leurs besoins fondamentaux et à faire prospérer durablement leurs entreprises et ce, en tenant compte des changements climatiques et d’autres chocs tels que les conflits sociaux, l’insécurité alimentaire, les migrations, et autres.

L’initiative est proposée par le consortium Médecins du Monde et SOCODEVI cible 30 260 F/JF/A et sera mise en œuvre sur une période de 5 ans, en collaboration avec les entités décentralisées du Ministère de la Santé Publique (MSP), du Ministère de la Promotion de la Femme et de la Protection de l’Enfant (MPFPE), du Ministère de l’Agriculture et de l’Élevage (MAE), ainsi que des organisations de la société civile (OSC) tel que SongES Niger, le Réseau des Journalistes, les organisations féminines, et autres.

1. Mission :

Sous la supervision hiérarchique et technique du Coordinateur Financier et en étroite collaboration avec les administrateurs base et/ou les Assistants admin Finances,  le Chargé des archives  appui la mise en œuvre de la politique de gestion des archives électroniques des pièces comptables sur la mission Niger

2. Principales tâches (cette liste est non exhaustive):

2.1 En tant que personnel du service finance, le chargé des archives comptable devra participer activement à l’amélioration des procédures comptables et finances, des méthodes et outils existants sur la mission afin de permettre le déroulement optimal des processus financiers, les mettre en œuvre et accroître la qualité du service.

• Réceptionner, classer de manière appropriée les pièces justificatives en provenance de la coordination de Niamey et des bases.
• Contrôler la probité de pièces justificatives sur base du guide constitutif des pièces comptables sur la mission.
• Assurer le scan et la mise en ligne sur SharePoint des pièces justificatives conformes et suivant la procédure d’archivage définie sur la mission
• Envoyer les remarques, les demandes de pièces manquantes et les mesures correctives aux administrateurs financiers après traitement des classeurs comptables et en assurer le suivi
• Réceptionner et contrôler les  Waybill accompagnant l’envoi des pièces justificatives vers la coordination de Niamey
• Tenir à jour le tableau de bord indiquant les documents manquants et/ou réceptionnés et le partager aux différentes bases et en assurer le suivi
• Rendre compte des états d’avancement de l’archivage des pièces comptable sur la mission tous les 15 du mois, pour cela il /elle devra effectuer des missions courtes de support sur les terrains.

      2.2 Support aux administrateurs des Terrains

• Analyser et proposer les améliorations du système de classement des dossiers administratifs des terrains.
• Donner le support technique nécessaire aux terrains pour la mise en place et le suivi des procédures d’archivage définies pour la mission.
• Apporter un appui ponctuel dans le classement des dossiers des terrains
• Analyser la qualité des archives des terrains et donne les recommandations pour leur amélioration.

      2.3 Collaboration avec le siège

• Le chargé des archives comptable travaille en étroite collaboration avec le chargé de la documentation au siège à Bruxelles sur les justificatives non conformes, incomplets, et ou manquants
• En lien avec le coordinateur financier, disponibilise et prépare les pièces comptables pour les audits réalisés au siège à Bruxelles
• Envoie chaque semestre au siège les documents  comptables  version papier selon la procédure définie sur MEMO envoi des archives au siège.

      2.4 Activités spécifiques liées au contexte:

• Le chargé des Archives comptable devra respecter scrupuleusement une entière confidentialité sur les informations qu'il aura à gérer et classer.
• L'utilisation de certains documents à des fins autres que celles de l'archivage/destruction devra être autorisée par le supérieur hiérarchique.
• Toute entorse à ces règles sera considérée comme une faute lourde pouvant entraîner un licenciement immédiat sans préavis.

3. Prérequis

• Maîtriser les protocoles et standards de son domaine d’activités
• Transmettre les valeurs et positionnements MdM
• Travailler en équipe pluridisciplinaire
• Informer et communiquer en interne et en externe

4. Exigences du poste :

4.1 Compétences et/ou expériences requises

• Diplôme universitaire en sciences informatiques et de Gestion ou administration-finance

• Formations complémentaires en comptabilité est un atout majeur

• Expérience professionnelle de 2 années minimums dans un poste similaire dans une ONGI

4.2 Autres qualités souhaitées

• Connaissance des zones d’intervention de MdM au Niger (un atout)
• Maîtrise du français (lu, écrit, parlé) ainsi que des autres langues locales de Niamey et de zones d’intervention
• Connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.) avec un intérêt développé à travailler avec les bases de données électroniques
• Sens de l’organisation, capacité à définir les priorités, à gérer plusieurs échéances et processus à la fois
• Capacité à travailler sous pression.
• Des capacités d’analyse et de rédaction, de proposer des stratégies ou approches innovantes, sont de sérieux atouts,
• Adhésion aux principes de Médecins du Monde Belgique
• Souplesse de comportement, Flexibilité, Gestion du stress
• Résultats et sens de la qualité et du service
• Travail d’équipe et coopération

Qualités : Rigueur et moralité irréprochable, Adaptabilité interculturelle, flexibilité, tolérance , Excellent sens du relationnel (empathie) et de la confidentialité, Grande disponibilité (peut être amené à travailler durant les week-ends et les jours fériés, Sens du travail en équipe, bonne gestion du stress, patient, sens de l’archivage et de l’organisation

5. Conditions

Contrat à Durée Déterminée (CDD) : 12 mois

Lieu de travail : NIAMEY

Date de prise de poste souhaitée : Immédiatement après le recrutement

Date limite de dépôt : 14 Novembre 2023 - Toute candidature déposée après ce délai ne sera pas prise en compte.

Intéressé(e) ?

Adressez-nous votre candidature avec CV + lettre de motivation et références (3) + carte d’inscription à l’ANPE) en précisant OBLIGATOIREMENT en objet du mail CHAR/035/FIN/NIM/MDM/10/2023 à l’adresse électronique:

recrutement.niger@medecinsdumonde.be

MdM est engagée dans la lutte contre la corruption, la fraude, l’exploitation et les abus sexuels.

MdM applique une politique de non-discrimination dans le processus de recrutement.  Nos critères de sélection sont basés sur les compétences, le niveau d'expérience et le savoir-être des candidats, et à aucun moment sur l'âge, la nationalité, l'origine ethnique, l'orientation sexuelle, la religion ou encore l'état de santé (pathologie et/ou handicap). Nous vous encourageons donc toutes et tous à postuler

NB : Seuls les candidats (es) retenus seront contactés (es).

CE POSTE N’OFFRE PAS LA POSSIBILITE A LA DELOCALISATION

Les candidatures féminines sont fortement encouragées

MdM se réserve la possibilité de finaliser un recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures.